7 usos que le darás a la firma digital en Colombia

¿Qué tendencias de uso tendrá la firma digital en Colombia? Os traemos las utilidades más destacadas de la firma digital en la nación colombiana en la actualidad y el futuro más inmediato. También haremos un breve repaso de su situación dentro del ámbito de la transformación digital.

La razón de ser de la firma digital es facilitar la vida de ciudadanos, empresas e instituciones,hacer más accesibles, ágiles y universales los procesos en los que la firma está implicada, el ahorro significativo de tiempo y recursos, y la reducción significativa de la huella ecológica.. Todo ello de una forma segura y completamente legal.

Sus aplicaciones son múltiples y, dependiendo de cada escenario, se hará uso de una manera u otra. En las siguientes líneas vamos a hablaros de una muestra significativa del amplio espectro de usos que tiene la firma digital en Colombia. Pero antes, un rápido repaso al estado de la digitalización en Colombia, y de la firma digital en concreto.

Digitalización y firma digital en Colombia

La firma digital va estrechamente al proceso de transformación digital de la nación colombiana. Por ello es de gran interés analizar el grado de digitalización del país y la mentalidad de las empresas al respecto.

En este sentido nos será de gran utilidad la Encuesta de Transformación Digital de Mercado Medio, realizada por BDO, de la que podemos destacar las siguientes conclusiones:

  • El 34% reconoce como primera prioridad desarrollar una estrategia de transformación digital.
  • El 72% desea actualizar recursos tecnológicos.
  • El 71% ha aumentado sus beneficios económicos gracias a la digitalización.
  • En cuanto a las barreras, las más reconocidas son la falta de conocimientos, aspectos de ciberseguridad y la carencia de estándares para la medición del grado de transformación digital de la empresa.

Focalizando nuestra atención en la firma digital colombiana, distinguimos 2 tipos:

  • Firma digital: semejante a la firma electrónica avanzada. Su definición queda plasmada en el Decreto 2364 de 2012.
  • Firma electrónica: con las mismas garantías de seguridad que la firma digital, pero con menor carga probatoria legal.

Para una mayor comprensión de estos conceptos al detalle, os recomendamos la lectura de: Tipos de firma digital y su validez legal en Colombia.

¿Cuáles son los principales usos de la firma digital en Colombia?

Comenzamos con este repaso de los principales usos de la firma digital en Colombia, que son:

  • Relaciones con la Administración
  • Gestión empresarial
  • Operaciones logísticas
  • Tratos comerciales
  • Recursos humanos
  • Operaciones más seguras
  • Gestiones bancarias

Relaciones con la administración

La firma digital ha supuesto un importante avance en la toma de medidas referentes al gobierno electrónico. Atrás quedaron los tiempos en los que era requisito obligatorio acudir a una oficina de la Administración para cumplir con un trámite que, en realidad, es cuestión de pocos minutos. Con la firma digital podemos hacer todo ello desde la comodidad del hogar, el trabajo o en cualquier lugar con conexión a internet.

El esfuerzo del gobierno colombiano por impulsar medidas de administración electrónica. De hecho, según fuentes oficiales, a lo largo del pasado 2019, el portal gov.co contaba con 90 trámites y servicios caracterizados e integrados en GOV.CO, el portal único del Estado colombiano, gracias a la articulación de 155 entidades.

Gestión empresarial

Si hay alguien que carece de tiempo en una empresa, esos son sus gerentes y cargos de alta responsabilidad. Su agenda repleta de reuniones y la multitud de acciones que deben realizar a lo largo de la jornada apenas les deja tiempo para encargarse de la tramitación documental.

Pero la firma de estos documentos no es un asunto menor, puesto que de ella dependen contratos, acuerdos y diversas acciones esenciales para la vida y el crecimiento de la empresa. Con las adecuadas herramientas de firma digital podemos automatizar en gran medida la firma, así como firmar de una vez varios documentos o autorizar a un tercero para su rúbrica.

Usos de la firma digital en Colombia

Operaciones logísticas

Tanto a nivel de gestión de almacén, como en la entrega de mercancías, la firma digital nos soluciona ágilmente una importante cantidad de situaciones, como las relacionadas con el control de las mercancías, materiales y productos que se encuentran en las instalaciones de la empresa.

Además, a la hora de la distribución, la firma digital permite hacerlo con el refuerzo legal que supone el registro de las coordenadas, el tiempo de entrega o los datos biométricos del firmante en el caso de que la firma sea del tipo digitalizada.

El sector logístico cada vez tiene más en cuenta las tecnologías de digitalización, como es el caso de la firma digital. De hecho, la última edición de la Encuesta Nacional de Logística expresa que el 47.7% de las empresas consultadas han introducido alguna innovación, siendo las más empleadas aquellas relacionadas con el seguimiento de pedidos y la factura electrónica.

Tratos comerciales

La firma digital también puede suponer un hecho diferencial a la hora de cerrar negocios y de simplificar complejas relaciones comerciales. Gracias a esta podemos alcanzar un acuerdo en plena feria o evento del sector, disipando la posibilidad de que nuestro contacto “se enfríe”.

En el ámbito comercial tampoco debemos desdeñar la utilidad de la ya mencionada factura electrónica. Un recurso que cada vez es más exigido en Colombia, como demuestra la Ley 1819 de 2016 de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), que establece un descenso progresivo de las facturas en papel, que deberán ser, como mucho:

  • El 30% del total en 2020
  • El 20% del total en 2021
  • El 10% del total en 2022

Recursos humanos

Nóminas, altas, bajas, prestaciones… la cantidad de documentos que pasan día a día por las manos de los equipos de recursos humanos de una empresa es muy extensa. Por ello, el añadido de agilidad que aporta la firma digital se antoja de vital importancia para la mejora de dichas gestiones.

La digitalización de los recursos humanos es, según una encuesta de Glue Executive Search realizada a 600 directivos de empresas de Argentina, México, Colombia y Brasil, una actividad muy a tener en cuenta. En concreto, ocupa el sexto lugar entre las áreas de inversión de la empresa.

Operaciones más seguras

Aunque cada vez son menos, las reticencias por parte de algunos usuarios a hacer uso de recursos digitales, como la firma electrónica, siguen presentes. Sin embargo, debemos tener en consideración que la firma digital es un proceso de autenticación completamente seguro y legal.

La firma electrónica en Colombia cumple con todos los requisitos legales (Ley 527 de 1999 y Decreto 1747 de 2000). Con ella se identifica de manera inequívoca al firmante, puede ser verificada y cualquier cambio en la misma desembocará en su inmediata anulación. Por todo ello no hay motivos para recelar de su uso por la idea de una presunta la falta de seguridad que conllevase.

Gestiones bancarias

Al igual que ocurre con los trámites administrativos públicos, a nadie tampoco le agrada emplear horas de su tiempo para acudir a la oficina bancaria a realizar alguna operación o consulta. Aquí, la firma digital encuentra un poderoso aliado con las empresas fintech.

En el caso concreto de Colombia, estamos hablando del cuarto país latinoamericano en tasa de crecimiento de empresas fintech, como muestran los resultados del Fintech Innovation Radar for Colombia, de Finnovista. En concreto, Colombia se encuentra solamente precedida de Brasil, Argentina y México.

Tenemos muchos motivos por los que usar la firma digital en nuestra vida. Un empleo que requerirá del uso de herramientas y soluciones para sacar todo el provecho a la misma. En Viafirma disponemos de un amplio conjunto de soluciones para este fin.

Podrás crear documentos inteligentes, con formularios y cláusulas de obligada lectura, gestionarlos en la nube y enviarlos a los firmantes para que estos los rubriquen de forma remota. Todo ello con una cantidad de prestaciones añadidas en pos de la seguridad y confianza legal.

Viafirma también ofrece la posibilidad de disponer de un gestor cloud que elimina la necesidad de tener instalado nuestro certificado digital en un dispositivo concreto, o de crear flujos de firma para ser más eficientes en nuestro trabajo.

Sabemos que hay muchas más aplicaciones de la firma digital que las que se han descrito en este artículo. Aún así, esperamos que os hayáis hecho una idea de lo relevante que puede ser para muchas facetas de vuestra vida personal y profesional y, en el caso de que no la uséis, os animéis a probar este recurso que tenéis fácilmente a vuestra disposición.

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