Uno de los pilares básicos sobre los que se debe sustentar el buen funcionamiento de un negocio es la eficiencia de sus procesos. Obtener los mayores beneficios posibles con el menor esfuerzo supone un factor estratégico para las empresas.
Es aquí donde la firma digital puede entrar en acción y contribuir valiosamente a una forma de trabajar más eficiente. Veamos cómo lo consigue, no sin antes entrar a valorar el contexto en el que se hallan las empresas colombianas, así como la firma digital en este país.
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Situación actual de las empresas en Colombia
Para comenzar, nos pondremos en situación en lo que al panorama empresarial colombiano respecta. Según un informe de Confecámaras, la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, durante el primer trimestre de 2019 se crearon 96.914 unidades productivas, de las cuales 21.504 fueron sociedades, un 10.5% más que en el mismo período de 2018.
Podemos clasificar las nuevas unidades productivas según el tipo de actividad que desarrollan, obteniendo:
- Actividades artísticas y de entretenimiento: 42%.
- Servicios: 26%.
- Alojamiento y servicios de comida: 15%.
- Comercio al por mayor y al por menor: 9%.
- Industria manufacturera: 7%.
En cuanto al tamaño de las empresas, de todas las creadas en este período de tiempo, el 99.6% son microempresas, mientras que 0.3% se clasifican como pequeña empresa.
Son varios los retos a los que se enfrentan las empresas colombianas hoy en día. Los más relevantes vienen reflejados en el informe Desafíos actuales de las empresas en Colombia, elaborado por la Universidad del Rosario. Aquí se mencionan desafíos referentes a las exigencias derivadas de la globalización, los acuerdos comerciales con otros países, la duración en el tiempo de las empresas, su organización interna y todo lo referente a su transformación digital.
Puesto que estamos hablando de firma digital, es nuestro deber prestar especial atención a los procesos de digitalización de las empresas colombianas. Según la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (ANDI) y su encuesta sobre transformación digital, el 58.4% de las empresas han arrancado este proceso.
Estas empresas se encuentra principalmente motivadas por la creación de nuevos modelos de negocio, cumplir con las necesidades de sus clientes, finalmente y por las tecnologías emergentes.
Por otra parte, esta transformación digital se ve frenada por la falta de cultura digital, las carencias tecnológicas, la desconfianza en lo que a ciberseguridad se refiere, los escasos recursos económicos y la falta de personal especializado. Barreras reflejadas en este mismo estudio de la ANDI, así como en el índice de maduración en transformación digital de Dell Technologies.
Firma digital en Colombia
Tras analizar estas esperanzadoras cifras para el tejido empresarial colombiano, será oportuno saber algo más un proceso de tanto potencial para los diferentes negocios como es la firma digital.
El ámbito de la firma digital en la nación colombiana viene legalmente definido en la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1747 de 2000, donde se definen los conceptos de firma digital y firma electrónica. Si queréis más información al respecto, os animamos a leer el artículo Tipos de firma digital y su validez legal en Colombia.
Volviendo a la anterior encuesta de ANDI, se manifiesta por parte de los que participaron en la misma que los procesos de firma digital tendrán consecuencias positivas de cara al futuro en muchas facetas de negocio, especialmente las de carácter interno. También podemos relacionar todo esto con la preocupación por los temas de seguridad referidos a las nuevas tecnologías, donde la firma digital también tiene mucho que aportar.
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Firma digital para conseguir un negocio más eficiente
Como es fácilmente deducible, unos de los principales objetivos de la transformación digital de empresas y negocios es el incremento de la eficiencia de los procedimientos de trabajo. ¿Cómo se consigue todo esto? La firma digital tiene mucho que aportar en este sentido.
Para empezar, podemos hablar de las facilidades en materia de movilidad que aporta la firma digital. Gracias a ella y a que la tecnología y la ley permiten que la propia firma se pueda almacenar y custodiar en la nube, es posible firmar documentos relacionados con la gestión del negocio desde cualquier rincón del planeta con conexión a internet y a cualquier hora.
Con estos avances en movilidad evitaremos posponer reuniones, firmas de contratos, altas, bajas, facturas, recibos y muchas más clases de documentos. Además, los equipos de ventas serán más productivos, pudiendo, por ejemplo, confirmar tratos dentro de una misma feria o cualquier otro evento de carácter comercial.
Otra ventaja que trae consigo la firma digital es la agilización de los, hasta ahora, engorrosos y tediosos trámites burocráticos con la Administración Pública. No será necesario perder horas que podrían invertirse en acciones más productivas acudiendo a las oficinas públicas para ejecutar una acción que en realidad es cuestión de pocos minutos.
Esta mayor eficiencia a la hora de tramitar documentos oficiales es muy útil para empresas que operan en múltiples países o que están pensando en su expansión internacional.
Todos sabemos que los gestores de los negocios se encuentran muy atareados y sin prácticamente tiempo, ni tan siquiera para firmar documentos que, por otra parte, son esenciales para el desarrollo de la actividad normal de la empresa. Para solventar este escollo, existen soluciones como la firma en lote, envío en lote y la firma delegada.
Firmar en lote no es otra cosa que rubricar en un sólo acto grandes cantidades de documentos. También es posible el envío en lote, de forma que en un sólo procedimiento se puede enviar para firmar un sólo documento a múltiples destinatarios. En cuanto a la firma delegada, esta consiste en otorgar los permisos necesarios a la persona asignada para que firme en nombre de quien le concede esta autorización.
Tampoco debemos olvidarnos de las firmas de carácter biométrico, muy prácticas en operaciones de almacén y logística, aportando eficiencia y seguridad, puesto que reduce el fraude en las mismas.
Como hemos podido comprobar, la firma digital no es una herramienta menor para la gestión de una empresa, sino que influye positivamente en una importante cantidad de departamentos y procesos, ahorrando tiempo y dinero y haciendo la vida más fácil a directivos y empleados.
Desde Viafirma seguimos esforzándonos por ofrecer las más adecuadas soluciones de firma e identificación para que los negocios funcionen de manera óptima y eficiente, avanzando a pasos agigantados en su transformación digital.
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