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Cómo se emplea la firma digital en recursos humanos en Latinoamérica

Los procesos de transformación digital tienen la capacidad de generar un impacto sumamente representativo en todos los sectores económicos y productivos de cualquier país, debido a que aporta una gran cantidad de beneficios. Específicamente en el área de recursos humanos (RRHH), hace posible que los procedimientos se lleven a cabo de una manera mucho más eficiente. A continuación, trataremos este tema con más detalle.

Como ya hemos comentado en diversas ocasiones, la firma digital es crucial para la transformación digital de cualquier empresa y aplica a todos los departamentos de la misma. En diciembre de 2018, Horacio Mario Molina, amigo y partner de Viafirma y cofundador de MQ Emprendimiento, nos contó en el blog de Viafirma Europa todo sobre el estado de la firma digital en Latinoamérica: desde su origen y evolución, a cómo se emplea actualmente en Latinoamérica. Hoy, os traemos la realidad que él nos mostró, actualizando esa información a fecha actual.

Evolución de la firma digital en Latinoamérica

¿Cómo comenzó la aventura de la firma digital en los países latinoamericanos? Debemos remontarnos a 1998 de la mano de Mercosur. De los 33 países que conforman Latinoamérica, los pioneros en este aspecto fueron Uruguay y Puerto Rico en ese mismo año. Más adelante, en 2001, se incorporó un importante grupo de naciones, como República Dominicana.

La firma digital se ha visto obstaculizada en numerosas ocasiones por retrasos burocráticos, como es el caso de Argentina. Aquí, pese a que la ley que contemplaba la firma digital se sancionó en 2001, hasta 2012 no se desarrolló un reglamento para su aplicación práctica en empresas privadas.

En el caso de Colombia, esta se encuentra en el grupo de los pioneros en firma digital, normalizándola en 1999. En la legislación colombiana se contemplan dos tipos de firma:

  • Firma digital: equivalente a la firma manuscrita, que garantiza autenticidad e integridad.
  • Firma electrónica con un nivel mucho menor de carga probatoria.

Resaltar que en Colombia no se permite la instalación de software de certificado en los dispositivos de clientes, por lo que sólo se autoriza la firma centralizada y los dispositivos token.

También podemos hablar de República Dominicana, donde la firma electrónica queda regulada por la Ley 126-02 de Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales, siendo el Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (INDOTEL) su órgano Regulador.

Situación de los recursos humanos en Latinoamérica

Las empresas latinoamericanas deben otorgarle a los departamentos de recursos humanos el rol estratégico que merecen, puesto que son clave para el crecimiento del negocio. Esta es una asignatura pendiente para muchas organizaciones, tal y como refleja el estudio de Deloitte Gestión de RRHH en América Latina. Compensaciones salariales, perfiles y retos del área en la Región.

Según este reporte, para el 70% de las empresas puramente de carácter nacional, la gestión de recursos humanos funciona simplemente como un soporte administrativo, y para el 30%, únicamente sirve para el control de cumplimiento de políticas.

Sin embargo, si nos fijamos en las empresas multinacionales establecidas en países latinoamericanos, el 80% considera los recursos humanos clave para el desarrollo estratégico de la compañía.

Este mismo estudio analiza las diferentes subtareas que conforman los recursos humanos, extrayendo la conclusión de que existe un alto grado de avance en los procedimientos más tradicionales, como la selección de personal y su formación. En tareas como la gestión del cambio, el desarrollo organizacional y la compensación estratégica existe un amplio margen de mejora.

Por último, Deloitte también asevera que los profesionales de recursos humanos de Latinoamérica deben mejorar en capacitaciones tecnológicas, así como en el dominio de lenguas extranjeras.

Firma Digital RRHH Latinoamérica

Transformación Digital en los recursos humanos

Alcanzar la digitalización en el área de recursos humanos es un proceso prolongado en el tiempo que requiere de un importante aporte de recursos. Este proceso está cimentado por dos procesos imprescindibles: la firma digital y la gestión documental digital.

Firma Digital

Firmar digitalmente supone un gran avance para los departamentos de recursos humanos, puesto que agilizan enormemente procedimientos que pueden ser tediosos, repetitivos y prolongados en el tiempo.

Gracias a la Firma Digital se pueden procesar con mayor rapidez documentos tales como nóminas, contratos, gestión de altas y bajas, etc. Además, gracias a las soluciones de movilidad, estos documentos se pueden firmar con independencia de la ubicación de la persona responsable de hacerlo.

Otro aspecto a resaltar es que gracias a la firma en lote se pueden firmar un alto número de documentos de una sola vez, otorgando más tiempo a los trabajadores para las tareas que realmente aporten valor.

Gestión documental digital

La digitalización de la amplia variedad de documentos que maneja a diario una compañía aporta una enorme ventaja competitiva a la misma.

Gracias a esta, se puede tener acceso a estos documentos simplemente conectándose a la red. Pero además, nos aseguramos de que estos documentos se encontrarán siempre actualizados y que solamente serán consultados por aquellos que tengan los permisos necesarios para ello.

Además, estamos creando un entorno completamente despapelizado, con sus consecuentes beneficios en cuanto a eficiencia, medio ambiente e imagen de marca.

Soluciones para la gestión de recursos humanos

En Viafirma desarrollamos herramientas que pueden colaborar sensiblemente en una mejora del funcionamiento de los departamentos de recursos humanos. Muestra de ello es nuestra asociación con la compañía paraguaya INSIDE.

Con esta relación de partner, implementamos Viafirma Documents y Viafirma Inbox, nuestras soluciones de movilidad y nuestra bandeja de firma electrónica, respectivamente.

Gracias a ello y tras un largo proceso de auditorías por parte del Gobierno paraguayo, pasamos a ser el primer software denominado como despapelizador en el país.

A modo de resumen, podemos establecer que los países latinoamericanos, encontrándose en pleno proceso de digitalización de sus recursos humanos, tienen un importante desafío en cuanto a la definición de su importancia en el funcionamiento global de la empresa. La Firma Digital juega un papel fundamental en todo esto, aportando desde Viafirma herramientas 100% útiles para seguir avanzando.

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