Usos de la firma digital en Colombia en el ámbito público y privado
Una de las principales cualidades de la firma digital es su gran versatilidad frente a circunstancias que pueden resultar muy diferentes entre ellas. Pese a estas diferencias, la firma digital es capaz de extraer el máximo provecho de cada una de ellas, ofreciendo métodos eficientes, seguros y legales de manifestación de nuestra voluntad (previa identificación digital, sobre un documento, también digital: contratación, consentimiento, reclamación, solicitud, validación, declaración, renuncia, compraventa, visto bueno, anulación, comunicación, alquiler, autoría, verificación, entrega, recepción, y un larguísimo etcétera.
Empresas, entidades públicas y ciudadanos, pueden hacer uso de la firma digital en sus diferentes modalidades (con o sin certificado, biométrica, en la nube…) para facilitar múltiples procesos. Tratamos los más destacados.
Contenido
La firma digital en la transformación digital de Colombia
Firma digital y transformación digital son elementos inseparables, puesto que la primera de ellas es una parte fundamental de la segunda.
Para hacernos una idea de la situación de la transformación digital en Colombia podemos analizar la Encuesta de Transformación Digital de Mercado Medio, realizada por BDO, que concluye que el 72% de los participantes desea actualizar sus recursos tecnológicos, un aspecto en el que la firma digital juega un importante papel.
Por otra parte podemos recurrir a la encuesta sobre transformación digital de la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (ANDI), que manifiesta que:
- El 58,4% de las empresas han iniciado su camino hacia la transformación digital.
- El 98% de las empresas entienden la importancia de fomentar el uso de tecnologías emergentes.
- Las principales motivaciones son la creación de nuevos modelos de negocio, cumplir con las expectativas de los clientes y las ventajas de las propias tecnologías emergentes.
En cuanto a las barreras existentes para la transformación digital de la sociedad colombiana, el estudio publicado por ANDI reconoce como las más destacadas:
- Presupuesto.
- Falta de cultura.
- Desconocimiento.
- Falta de un modelo de negocio claro.
La firma digital en la Administración Pública colombiana
La Administración electrónica en Colombia
La Administración electrónica, también conocida como e-Administración consiste en la transformación a procesos electrónicos de aquellos que anteriormente se relacionaban con el papel, de forma que así alcancemos una Administración despapelizada o paperless.
Esta virtualización de las oficinas tradicionales harán más sencillos y eficientes los trámites burocráticos. Dentro de esta digitalización, las tradicionales firmas en papel se convertirán en firmas electrónicas.
En el caso de Colombia, algunas iniciativas interesantes en el ámbito de la Administración electrónica son:
- Implantación de la obligación de la factura electrónica por parte de la DIAN.
- Aprobación de la Ley de Modernización TIC.
- Creación de los Centros de Transformación Digital.
- Digitalización de trámites de las diferentes entidades gubernamentales.
- Aprobación del CONPES 3975 sobre Transformación Digital e Inteligencia Artificial.
- Publicación del CONPES de Confianza y Seguridad Digital.
- La estrategia Urna de Cristal sobre participación ciudadana.
- El Marco de Interoperabilidad de Gobierno Digital.
- Esfuerzos en lo que a datos abiertos para la transparencia se refiere.
La firma digital se trata de un recurso muy práctico a la hora de implementar medidas de e-Administración. En Colombia, la firma digital participa en acciones de Administración digital como:
- La anteriormente mencionada facturación electrónica.
- La firma electrónica de contratos de trabajo a distancia.
- Pago y gestión de tributos a través de la DIAN.
- Declaración de exportaciones e importaciones ante la DIAN.
- Firma de registros sanitarios que se envían al INVIMA (Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos).
- Validación de la inscripción de trabajadores a COLPENSIONES, la Administradora Colombiana de Pensiones.
- Solicitud y obtención de certificados legales para justificar ciertas circunstancias, como el certificado de carencias emitido por el SICOQ ( Sistema de información para el control de sustancias y productos químicos).
- Acciones para el funcionariado público:
- Emisión de reportes a organismos de control.
- Aprobación de documentos internos.
- Ordenación de gastos.
La firma digital en empresas privadas
La firma digital conforma un conjunto de herramientas prácticas y versátiles para todas las empresas que dan forma al tejido productivo de Colombia, independientemente de su naturaleza. Como muestra, os describimos algunas de sus utilidades en diferentes tipos de empresa.
Inmobiliarias
Para una gran mayoría de la población, realizar una transacción inmobiliaria supone un considerable esfuerzo para sus economías. La firma digital, por sus características de seguridad, les aporta un añadido de confianza a la hora de afrontar estos procesos.
Además, también debemos apreciar el valor que aporta a las agencias inmobiliarias en lo que a sus operaciones internas respecta. Dentro de estas acciones podemos reseñar los contratos de compraventa, de arrendamiento, tasaciones, seguros del hogar o hipotecas, por mencionar algunas.
Empresas de telecomunicaciones
Las empresas de telecomunicaciones albergan una amplia gama de actividades, relacionándose con sus clientes a través de los servicios de telefonía e internet que ofrecen, con otras empresas e, incluso, con entidades gubernamentales.
Los trámites documentales más conocidos en los que están involucrados este tipo de negocios se relacionan con la gestión de altas y bajas de clientes, la contratación de servicios adicionales o la atención de reclamaciones e incidencias, entre otras. También debemos atender a otro tipo de actividades, como el desarrollo de smart cities e iniciativas de Gobierno Abierto.
Fintech
La banca también es uno de los sectores que ha evolucionado gracias a la transformación digital. Fruto de ello surge el término fintech, que engloba a empresas financieras 100% digitales y a los bancos que hacen uso de las nuevas tecnologías para ofrecer servicios digitales a sus clientes.
La firma digital aporta a las empresas fintech y a sus usuarios altos estándares de seguridad frente a trámites tan sensibles como los relacionados con nuestro dinero, así como ofrecen un completo respaldo legal a estas operaciones, siendo algunas de ellas la tramitación de ingresos y extracciones, créditos, domiciliación de recibos, transferencias, etc.
Seguros
La evolución del mundo de las aseguradoras ha seguido un camino semejante al de la banca, dando lugar en este caso al término insurtech. Entre las acciones a las que la firma digital puede aportar valor en este sector, destacamos:
- Gestión de las pólizas: firma de nuevas, cambios y anulaciones.
- Aceptación y pago de primas.
- Gestión de las diferentes reclamaciones de los clientes.
- Contratos comerciales con partners y distribuidores.
- Mejor seguimiento comercial de los clientes asegurados.
- Documentos de gestión interna: contratos laborales y recursos humanos en general, gestión financiera y administrativa, etc.
Sector educativo
Centros de enseñanza de todos los niveles, desde primaria hasta universidad, y de todo tipo, públicos y privados, gestionan a diario grandes cantidades de documentación. Entre estos documentos se encuentran las solicitudes de inscripción, matrículas, emisión de diplomas, etc.
La firma digital permite agilizar estos procesos, haciendo, además, más seguro el tratamiento de datos sensibles y reforzando las medidas contra el fraude de identidad en lo que a calificaciones y certificados se refiere.
Salud y laboratorios
La aplicación de las nuevas tecnologías ha acabado cristalizando en otro término muy de actualidad, como es e-Health, e-Salud o salud electrónica. La firma digital contribuye en gran medida a su avance, siendo uno de sus principales baluartes la firma electrónica de consentimientos informados para recibir ciertos tratamientos médicos.
Por otra parte, es necesario destacar su papel en los laboratorios de investigación, que exigen el cumplimiento de altos estándares de seguridad y confidencialidad para un elevado número de regulaciones y trámites burocráticos, pudiendo agilizarse todo con la firma digital.
Uso de la firma digital en los departamentos de la empresa
Dentro de una misma corporación, la firma digital se empleará de una forma diferente según los distintos departamentos que la conforman. Profundizamos en los más comunes.
Recursos humanos
El departamento de recursos humanos es uno de los que más trámites realiza dentro de una empresa: nuevos contratos laborales, nóminas, liquidaciones, gestión de bajas por diversos motivos, ceses de actividad, entrega de material de protección, etc.
Además, sobre todo en grandes empresas, estos documentos exigirán ser firmados por más de una persona. Por todo ello, el manejo digital de la firma y su gestión será esencial para una mejora de sus operaciones.
Contabilidad y finanzas
Dentro de los trámites documentales más frecuentes en los que la firma digital puede contribuir enormemente, nos encontramos con la gestión de presupuestos, previsiones de gastos e ingresos, balances, facturas, obligaciones tributarias, etc.
Una correcta dirección empresarial se sustentará en gran medida sobre una adecuada operatividad económica del negocio.
Administración
Cuando hacemos referencia a la gestión documental de una empresa, es muy probable que uno de los primeros departamentos que se nos venga a la mente sea el de administración.
Dentro de él podemos encontrarnos con documentos relacionados tanto con la gestión interna (cartas a los trabajadores, comunicados, memorandos), como con el tratamiento con agentes externos, como la Administración Pública y las diversas licencias que emiten y exigen a ciertos negocios.
Comercial
Los componentes de los equipos de ventas también pueden sacar gran provecho de las soluciones de firma digital. Con ellas optimizarán su operatividad, teniendo un mayor control sobre sus clientes actuales y los potenciales.
Podremos firmar digitalmente documentos como:
- Contratos de ventas.
- Pedidos.
- Facturas.
- Órdenes de compra.
- Etc.
Directivos y CEO
Posiblemente se trate de los miembros de la empresa que más documentos deban firmar y, por supuesto, los que menos tiempo disponen para gestionar estas firmas.
Es precisamente en este aspecto donde la firma digital realiza su gran aportación para los gestores de negocios, facilitando en gran medida la gestióncumplimentación de las acciones de firma y autenticación.
Además, con la firma digital de Viafirma, existe la posibilidad de delegación de firma. Esto implica que el gerente puede permitir que firme por él otra persona, elegida por él, y con la posibilidad de permitir que sea solamente en un día concreto y para un documento determinado.
Ventajas de la firma digital
Hemos estudiado algunas de las principales aplicaciones de la firma digital para empresas de diversa índole, así como las prestaciones que ofrecen para las diferentes estructuras internas contempladas dentro del organigrama empresarial. De aquí se han podido deducir algunos de los beneficios que les aporta la firma digital. Ahora ha llegado el momento de hablar claramente de las ventajas asociadas a esta.
La primera de ella es la contribución a una mayor movilidad para las personas firmantes. Gracias a la firma digital podemos rubricar electrónicamente un documento sin tener en cuenta el lugar en el que nos encontremos ni la hora que sea. Nos ahorraremos incómodos desplazamientos, pudiendo invertir ese tiempo en tareas más provechosas y mejorando la productividad empresarial.
Desde el punto de vista de las ventas, este aporte en movilidad que hace que podamos firmar desde cualquier lugar y en cualquier momento hace que se cierren tratos comerciales con mayor celeridad, reduciendo las probabilidades de que éste se cancele o se propongan cambios que no nos resulten beneficiosos.
De hecho, si después de firmado un documento, éste se modifica, la firma digital detecta este cambio y cancela la validez del documento, garantizando así su integridad.
Además, la firma digital cuenta con otras medidas que refuerzan su seguridad y confidencialidad, así como con un amplio respaldo por parte de los marcos legales que la regulan en cada nación.
Finalmente, destacamos su carácter paperless y sus consecuentes ventajas, como el ahorro de materiales, de gastos de administración y almacenamiento, y la transmisión de una imagen moderna y comprometida con el medio ambiente, algo muy destacado por el público dentro de un entorno empresarial competitivo.
Cómo realizar una firma digital
Llevar a ejecución una firma digital puede ser muy sencillo y efectivo si contamos con ciertos conocimientos básicos y con las herramientas oportunas. Podemos resumir este proceso en 4 sencillos pasos:
- Preparación de los documentos: redacción al detalle del documento que se va a firmar.
- Envío de la solicitud de firma: la persona o las personas responsables de la firma recibirán el documento redactado en el paso anterior.
- Realización de la firma digital a través de la solución apropiada para ello.
- Gestión del proceso de firma.
Firma digitalmente con Viafirma
Todas y cada una de estas etapas se pueden cumplimentar al 100% con la suite de soluciones de firma digital que ofrece Viafirma. Os detallamos las funciones de cada una de ellas.
Firma en un click
Con Viafirma podrás firmar digitalmente un documento en diversos formatos, como PDF o Word (.docx/doc), con total independencia horaria, geográfica y tecnológica, contemplando todos los tipos de firma digital existentes.
En la creación de estos documentos podremos añadir recursos como:
- Formularios inteligentes: sirven para evitar la introducción de datos erróneos.
- Cláusulas de obligada lectura: aseguran que el firmante ha leído y mostrado conformidad con ciertos aspectos concretos.
- Plantillas diseñadas a medida: prácticas para el caso de que haya que firmar un documento recurrentemente
- Definir flujos de firma en el caso de que deban firmar varios implicados.
- Exigencia de evidencias de tipo biométrico, como imágenes, vídeos o de voz.
Una vez creado el documento y enviado, podremos monitorizar y auditar su firma en cada fase la misma, puesto que se recoge toda la información necesaria para ello en un proceso conocido como Audit Trail.
Portafirmas digital
Con este portafirmas o bandeja de firmas tendremos en nuestro dispositivo todos los documentos que necesitan de nuestra firma de un sólo vistazo.
Gracias a él tenemos la opción de gestionar documentos que requieren ser firmados por distintas personas, en un orden concreto, secuencialmente, en paralelo o de manera combinada.
Además, se pueden firmar varios documentos de una sola vez y delegar la firma a otros usuarios, imponiendo para ello diferentes criterios y restricciones.
También se puede añadir un estampado de tiempo, que confirme oficialmente la hora a la que se ha ejecutado la firma, registrar los metadatos de todo el proceso, de extremo a extremo, e integrar con otras soluciones de Viafirma o externas, como diferentes gestores documentales.
Firma centralizada
Si nos disponemos a realizar una firma electrónica con certificado digital, no será de gran ayuda contar con esta herramienta que permite almacenarlos y gestionarlos desde la nube para dar forma a la conocida como firma centralizada.
Nuestra aplicación de firma en la nube incorpora además sólidas medidas de seguridad para asegurar un correcto uso de los certificados, requiriendo una autenticación robusta por medios como los códigos de un sólo o uso o la solicitud de contraseñas o pruebas biométricas.
Otra alternativa interesante es la de poder definir y aplicar políticas de uso de los certificados, con sus correspondientes restricciones para el caso que decidamos delegar temporalmente su utilización sobre terceras personas.
Para finalizar este texto podemos concluir que la firma digital es un recurso tecnológico que es aplicable a cualquier entorno dentro de la sociedad colombiana. En Viafirma somos conscientes de ello y, por consiguiente, nos esforzamos en desarrollar soluciones que consigan que nuestros usuarios puedan beneficiarse al máximo de todas las posibilidades que les ofrece.