La transformación digital en República Dominicana está viviendo momentos de cambio. Desde que la Ley 32-23 anunciara la obligatoriedad de los diferentes contribuyentes de emitir facturas electrónicas, poco a poco los negocios han tenido que aceptar el nuevo marco jurídico e incorporar la facturación electrónica en su día a día. Ahora es el turno de las pymes, mipymes y trabajadores independientes, que deberán sumarse como máximo el 15 de mayo.
Si perteneces a este segmento, este artículo te puede servir de gran ayuda. A lo largo de las siguientes líneas, desglosaremos no solo la importancia de cumplir con los plazos, sino también te explicamos cómo firmar facturas electrónicas con certificado digital. Desde las posibles sanciones por incumplimiento hasta la gestión inteligente, en Viafirma queremos acompañarte en esta transición.
La facturación electrónica en República Dominicana ya está aquí
Los Grandes Contribuyentes Nacionales, Locales y Medianos llevan varios meses emitiendo facturas electrónicas de manera obligatoria, tal como exige la Ley 32-23. Ahora, será el próximo 15 de mayo cuando finalice la prórroga que la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) concedió a las pymes, mipymes y trabajadores independientes en República Dominicana. A partir de esa fecha, cualquier negocio que pertenezca a este segmento y no haya dado el paso a la facturación electrónica se enfrentará a severas consecuencias.
¿A qué consecuencias puedo enfrentarme si no cumplo con la facturación electrónica?
Para conocer a fondo cada una de las sanciones a las que puede enfrentarse cualquier pyme, mipyme o profesional independiente dominicana te recomendamos visitar el capítulo V de la Ley 32-23, la cual recoge todo lo que necesitas saber sobre facturación electrónica en República Dominicana. Sin embargo, ya te adelantamos que no es recomendable obviar esta implementación.
A grandes rasgos, las penalizaciones pueden variar desde multas pecuniarias con cuantías significativas al cierre de los propios establecimientos, sin dejar atrás posibles sanciones accesorias o, incluso, la privación de la libertad. Cabe destacar que la sanción variará según se trate de una infracción de tipo tributaria (la cual puede ser hasta de 16 tipos diferentes) o de tipo penal, con dos tipos existentes.
El rol del Certificado Digital de Procedimientos Tributarios en la facturación electrónica
Ahora bien, si perteneces a este segmento de contribuyentes o, simplemente, te puede la curiosidad, es posible que te hagas la siguiente pregunta: ‘¿Cómo puedo emitir facturas electrónicas?, ¿Qué proceso tengo que seguir o cuáles son los pasos?’. La respuesta es simple: para poder firmar facturas electrónicas necesitas un certificado digital. Pero no vale un certificado digital cualquiera; necesitas un Certificado Digital de Procedimientos Tributarios.
En cualquier trámite digital que realices ante la DGII, donde se incluye la emisión de facturas electrónicas, es obligatorio utilizar un certificado digital que avale tu identidad digital. Este tipo de certificado contiene información relacionada con el titular del mismo, que debe emitirse a la persona física que va a firmar las facturas y, además, debe ser la misma persona que conste en la DGII como autorizada para tal fin. Es decir, actúa como una especie de “pasaporte” de tu empresa ante la administración tributaria.
En caso de utilizarse un certificado digital que no sea válido, esté caducado o no cumpla con los requisitos establecidos, las facturas que se emitan no tendrán ningún peso legal. Es decir, no serán válidas y podrán ser rechazadas en cualquier momento, ante cualquier trámite, ya que el sistema no podrá validar si el documento ha sido emitido por un contribuyente legítimo.
Qué garantías ofrece el Certificado Digital de Procedimientos Tributarios
A la hora de firmar facturas electrónicas con certificado digital, conviene utilizar este mecanismo de identificación no solo por el aspecto legal (no olvidemos que es obligatorio utilizarlo), sino también por las características intrínsecas que lo componen.
Para entender su importancia, desglosamos las tres propiedades críticas que aporta a cada factura emitida:
- Garantía de integridad: Asegura que el contenido de la factura no ha sido alterado después de su firma. En caso de modificarlo, aunque sea una coma o un solo decimal, la firma electrónica se rompería automáticamente.
- Garantía de autenticidad: Confirma la identidad del emisor, lo cual confiere la certeza de que la factura proviene de quien dice ser.
- El concepto de “No repudio”: El emisor no puede negar la autoría de la factura ni el envío de la misma. Este apartado es el que aporta mayor valor a las transacciones comerciales, ya que aporta una seguridad jurídica total en caso de disputas.
Cómo firmar facturas electrónicas con Certificado Digital
Obtener el certificado de Procedimientos Tributarios es el paso base sobre el que se construye la facturación electrónica. Como Entidad de Certificación Acreditada, Viafirma está plenamente facultada y autorizada para emitir tanto este como otros certificados digitales, garantizando que cumple con todos los estándares legales exigidos por la DGII y la Ley 126-02.
Requisitos y proceso de solicitud
Únicamente debemos seguir tres pasos muy sencillos, los cuales te enumeramos a continuación:
- Solicita tu certificado de Procedimientos Tributarios con un proveedor autorizado. Recuerda que debe solicitarlo la persona física que firme las facturas y que, además, figure en la DGII para tal fin. En el proceso de solicitud deberá insertar datos que consten en la DGII, sea cédula o pasaporte.
- Valida e instala el certificado una vez emitido y descargado. Deberás integrar el certificado dentro de tu sistema de facturación electrónica
- Realiza pruebas de emisión con la DGII para verificar que la firma es reconocida y que el flujo de datos es correcto.
Otro punto importante a tener en cuenta es que, una vez que la DGII reciba las facturas firmadas, cotejará los datos de la misma con los que consten en sus registros. La factura se podrá validar únicamente si esta persona física está autorizada para firmar bajo ese RNC.
Aunque no sea oficialmente un paso técnico a realizar, para que la transición sea fluida recomendamos capacitar al resto del equipo. Entender pasos fundamentales como cómo se custodia el certificado y cómo se gestionan los errores de validación pueden marcar una gran diferencia en la eficiencia operativa.
Centralización y Gestión: Más allá de la firma
Gracias a esta guía ya sabes cómo firmar facturas electrónicas con certificado digital, mediante el sencillo proceso que te ofrecemos en Viafirma. Sin embargo, una vez que tenemos en nuestro sistema el certificado de Procedimientos Tributarios comienza una nueva fase, igual de crucial, esta vez a nivel operativo: ¿cómo podemos gestionarlo de forma segura?
En la mayoría de casos, el certificado digital acaba instalado en el portátil de un administrativo, responsable de firmar documentos en nombre de la empresa; lógicamente, esto puede convertirse en un riesgo crítico de seguridad y pérdida de control.
Para ello, una de las herramientas digitales de Viafirma es nuestro Gestor de Certificados Digitales. Con el podrás:
- Tener un control total de las personas que acceden al certificado, cuándo y para qué, con lo que conocerás la trazabilidad completa
- Firmar desde cualquier lugar, ya que podrás acceder desde la nube, con toda seguridad.
- Decir adiós a las caducidades, al recibir notificaciones los días previos a que venza la validez del certificado.
¿Necesitas ayuda inmediata? Habla con nuestro agente 24/7
El plazo final para incorporar la facturación electrónica llama a la puerta de pymes, mipymes y trabajadores independientes. Con el Certificado Digital de Procedimientos Tributarios de Viafirma no solo cumplirás con las exigencias de la DGII, sino que optimizarás tu negocio como nunca antes habías presenciado.
Aun así, entendemos que puede ser un proceso difícil de llevar a cabo. Por eso, para que no des ni un paso en falso, ponemos a tu disposición nuestro agente especializado en República Dominicana. Si necesitas asistencia inmediata, nuestros asistente está disponible de manera continuada, durante los siete días de la semana, para que pueda guiarte en tiempo real, asegurando que la transición a la factura electrónica sea fácil y sin errores. Llama directamente a nuestro agente telefónico y empieza a emitir tus facturas de manera electrónica desde hoy mismo.
