Con la digitalización avanzando rápidamente, cada vez son más los emprendedores y empresas que dan el salto digital para realizar trámites de todo tipo, de manera online, dejando atrás la burocracia del papel. Desde las facilidades impulsadas por la Administración Pública hasta las exigencias del sector privado, no hay empresa que no tenga en su radar la firma electrónica. Directamente relacionado con ello, entender los usos del certificado digital en pymes dominicanas se ha vuelto una ventaja competitiva (y legal) indispensable.
Sin embargo, en el camino es común que aparezcan ciertas dudas: ¿sirven todos los certificados para lo mismo?, ¿puedo obtenerlo de cualquier entidad?, o ¿en qué procesos diarios podría implementarlo en mi negocio? En este artículo, desglosamos cómo esta herramienta está cambiando las reglas para los empresarios dominicanos.
4 Usos del certificado digital en pymes dominicanas
En la rutina diaria, pymes, mipymes y trabajadores independientes se enfrentan a un gran número de trámites y documentos que firmar. Aunque tradicionalmente se han gestionado de manera manuscrita, la firma mediante certificado digital es igualmente válida, e incorpora grandes ventajas que la diferencian de los métodos más tradicionales: sin ir más lejos, te permite firmar a distancia y ahorrar una gran suma económica en recursos que ya no son necesarios.
A continuación, desvelamos algunos de los usos del certificado digital en pymes dominicanas más populares:
Facturación electrónica
Antes que nada, cabe hacer una mención especial a la facturación electrónica. Y es que el próximo 15 de mayo vencerá el plazo que la DGII ha concedido a las pymes, mipymes y trabajadores independientes para unirse a la facturación electrónica. Ya no es una opción; a partir de entonces, cualquier empresa que pertenezca a este segmento y no haya digitalizado su facturación, se enfrentará a graves consecuencias que pueden ir desde multas pecuniarias o sancionados, hasta el cierre del propio establecimiento.
Los Grandes Contribuyentes Nacionales, Locales y Medianos, por su parte, cuentan con cierto recorrido en el sistema de facturación electrónica, ya que llevan meses (dependiendo del contribuyente, incluso casi un par de años) operando bajo esta exigencia.
En este caso en particular, para poder emitir facturas electrónicas necesitas el Certificado Digital de Procedimientos Tributarios. Si ya has adquirido uno y, por el contrario, tienes dudas acerca de cómo utilizarlo, en nuestro blog te contamos todos los pasos a seguir para firmar facturas electrónicas con certificado digital.
Contratación a distancia y documentos de los empleados
A nivel departamental, una de las áreas dentro de un negocio que más puede beneficiarse con la incorporación de los certificados digitales es el área de Recursos Humanos.
Si se aplica correctamente, el certificado digital puede ser una herramienta muy potente para modernizar no solo los sistemas de trabajo habituales, sino para proyectar una imagen novedosa, que se ajuste mejor al mercado actual. En este afán de digitalización, ayudaría a automatizar la gestión del capital humano y fortalecer la gestión documental.
Vamos a la práctica. Un ejemplo muy común es la contratación de nuevo personal: cualquier responsable de Recursos Humanos podría firmar contratos laborales, anexos, políticas internas y recibos de confidencialidad.
Gestiones con el Estado dominicano
El Estado dominicano se ha posicionado como un actor clave en la transformación digital del país, impulsando políticas públicas, infraestructuras y programas orientados a establecer un sistema digital. Por esa razón, resulta lógico pensar que el Estado en República Dominicana se muestre favorable a una administración pública más ágil y fomentar la economía digital.
Dentro de los trámites relacionados con el Estado que pueden realizar las pymes mediante el certificado digital, destacan los trámites gubernamentales y aquellos que requieren gestión virtual, tales como liquidación de impuestos, solicitud de certificaciones y actualización del Registro Nacional de Contribuyentes (RNC) de forma telemática.
Sector financiero
El sector bancario ha dado pasos agigantados hacia la digitalización, y las pymes son las principales beneficiadas. El certificado digital se ha convertido en la llave maestra para acceder a servicios financieros como:
- Apertura de cuentas empresariales 100% digitales
- Solicitud y cierre de préstamos
- Gestión de garantías y pagarés
- Autorizaciones de tesorería
Esta integración no solo moderniza la relación entre el banco y la pyme, sino que reduce los tiempos de respuesta a unas pocas horas.
Consejos que debe tener en cuenta tu pyme al obtener un certificado digital
Ahora que conoces el alcance de esta herramienta, es vital saber cómo elegirla y mantenerla segura. Aquí te damos 5 consejos clave que debes tener en cuenta antes de obtener tu certificado digital:
- Elige un certificado digital emitido por una Entidad de Certificación Digital: Aunque muchas entidades ofrecen certificados digitales, no todas son Entidades de Certificación Digital. Acreditadas como tal por INDOTEL, su papel es fundamental, ya que solo así se garantiza que la firma del certificado digital tenga la misma validez que la firma manuscrita. Si tiene la misma validez, se consideran equivalentes y se acepta el uso de ambas.
- Conoce qué tipo de certificado necesitas. No todos los certificados digitales sirven para realizar los mismos trámites. Mientras que algunos están enfocados a realizar la facturación electrónica, otras sirven para identificar al Representante Legal de una empresa.
- Considera el plazo de vigencia y su renovación. Según el certificado digital que necesites, su vigencia puede variar desde 1 año para el Certificado Digital de Procedimientos Tributarios, hasta 4 años para el caso del Certificado Digital de Persona Física, y es muy importante estar pendiente de su fecha de caducidad para que no pueda tener lugar un evento inesperado.
- Proceso de solicitud presencial vs. uno online. También conviene analizar si el proceso de renovación es un proceso sencillo y online, o si requiere volver a la oficina de registro. Un proceso de renovación ágil puede ahorrarte tiempo y evitar interrupciones.
- Revisa los requisitos para solicitarlo. ¿Cumples todos los requisitos necesarios para obtener un certificado digital?, ¿entiendes cómo será su entrega, es decir, en qué formato te lo entregarán? Ten en cuenta que es muy probable que tengas que aportar documentación, ya sea personal o de tu pyme.
¿Está Viafirma autorizada para emitir certificados digitales para pymes, mipymes y trabajadores independientes?
Viafirma, a través de su filial en República Dominicana, Avansi, está plenamente autorizada para emitir certificados digitales. En el país fuimos los primeros en ser reconocidos como Entidad de Certificación Digital por el Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (INDOTEL), allá en 2006 (Resolución Nº 166-06). Desde entonces, hemos seguido innovando buscando siempre aportar nuestro granito de arena en la transformación digital de República Dominicana.
Puedes consultar los certificados digitales que Viafirma emite en República Dominicana haciendo click en este enlace.
Ya puedes obtener tu certificado digital con un simple mensaje
No esperes más: deja el papel atrás y comienza a firmar documentos con plena validez legal. Obtén tu certificado digital hoy mismo con Viafirma. Si lo necesitas, también puedes llamar a nuestro agente telefónico, disponible de manera continuada durante los siete días de la semana; o escribirnos directamente a través de WhatsApp en el número +1 (849) 937-9033.
En este sentido, podrá ayudarte a:
- Gestionar certificados: Solicita uno nuevo, renueva uno existente o revoca uno vigente.
- Consultar estados: Verifica el estado de una solicitud de certificado (con un código de solicitud) o el estado de un certificado ya emitido (con tu nombre y correo electrónico).
- Información de certificados: Proporciona detalles sobre los diferentes tipos de certificados que ofrecemos y su uso (individual, tributario, institucional, corporativo, financiero).
- Soporte técnico básico: Te explica los certificados .p12 y cómo descargarlos e instalarlos.
- Si se pide explícitamente, puede reenviar el contacto hacia el equipo de la oficina de RD.
Recuerda, en Viafirma estamos para ayudarte con los usos del certificado digital en pymes dominicanas.
