El uso de los certificados digitales crece en todo Latinoamérica. Con la digitalización avanzando rápidamente a nivel global, cada vez son más los ciudadanos y organizaciones que dan el salto a realizar trámites de todo tipo de manera online. Desde la Administración Pública dominicana hasta empresas privadas, no hay organización que no haya apreciado los beneficios que otorga. Y, en esta línea, los certificados digitales son la herramienta que hace posible realizar trámites online. Pero ni todos los certificados digitales sirven para lo mismo, ni todos los proveedores son fiables.
Checklist antes de comprar tu certificado digital en RD
Por esa razón, hemos elaborado una pequeña guía con cuatro consejos, a modo checklist antes de comprar tu certificado digital en RD, que te ayudarán a decidir.
Elige un certificado emitido por una Entidad de Certificación Digital
El primer factor que debes tener en cuenta en tu checklist antes de comprar tu certificado digital es que dicho certificado debe ser emitido por una Entidad de Certificación Digital (ECD) acreditada en República Dominicana.
En el país latinoamericano, las entidades de certificación digital son autorizadas por el Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (INDOTEL). Estas incluyen a Avansi, la primera en convertirse en Entidad de Certificación Acreditada, en 2006; la Cámara de Comercio y Producción de Santo Domingo, la OGTIC, Lleidanet Dominicana, NOVOSIT, Thomas Signe y la Asociación de Bancos Múltiples de la República Dominicana.
Que sea emitido por una Entidad de Certificación es fundamental ya que es la solo así se garantiza que la firma del certificado digital tenga la misma validez que la firma manuscrita. Si tiene la misma validez, se consideran equivalentes y se acepta el uso de ambas; de lo contrario, no tendrá validez. Otra de las características de obtener un certificado digital de una ECD es que garantiza la integridad del documento y puede verificar la identidad del titular.
Qué tipo de certificado digital necesitas
Obtener un certificado digital de una Entidad de Certificación Digital es fundamental, pero no todas emiten los diferentes tipos de certificados digitales, por lo que no todas se ajustarán a las necesidades de tu empresa o las tuyas propias.
Por esa razón, es fundamental analizar y comprender cuáles son las necesidades que buscamos cubrir, ya que cada certificado digital está orientado a cubrir diferentes demandas. Así pues, las Entidades de Certificación Digital pueden llegar a ofrecer los siguientes certificados:
- Certificado Digital de Persona Física/Título Personal
- Certificado Digital de Personas Físicas para Procesos Tributarios
- Certificado Digital de Persona con Responsabilidad Institucional
- Sello Electrónico
- Certificado para Entidades Financieras
Para conocer qué engloba cada uno de estos certificados digitales, te recomendamos consultar nuestro artículo de blog ‘Certificado digital: validez solo con Entidad Acreditada’, donde damos una pincelada a todos ellos.
Considera el plazo de vigencia y su renovación
Otro punto fundamental que deberías tener en cuenta en la checklist antes de comprar tu certificado digital en República Dominicana, es considerar el plazo de vigencia que tendrá el certificado que necesites. Este factor puede variar desde 1 año para el Certificado Digital de Procedimientos Tributarios, hasta 4 años para el caso del Certificado Digital de Persona Física, y es muy importante estar pendiente de su fecha de caducidad para que no pueda tener lugar un evento inesperado. Por supuesto, el coste variará dependiendo de cuál sea la validez.
Esto es especialmente importante en el entorno empresarial. Con el ajetreo del día a día, la fecha de caducidad del certificado digital no entra en las prioridades corporativas, y olvidarlo o no estar pendiente es lo más común del mundo. Sin embargo, puede resultar un gran inconveniente si ha caducado, no nos hemos dado cuenta y debemos completar un trámite o firmar un documento con rapidez. En estos casos puede retrasar los procesos, por lo que adelantarse a cualquier imprevisto es muy importante.
También conviene analizar si el proceso de renovación es un proceso sencillo y online, o si requiere volver a la oficina de registro. Un proceso de renovación ágil puede ahorrarte tiempo y evitar interrupciones. En esta línea, existen herramientas digitales que nos ayudan a llevar un control minucioso de los plazos de vigencia y fechas de caducidad de los certificados digitales que disponemos: es el gestor de certificados digitales.
Revisa los requisitos de emisión
Ya hemos mencionado los principales factores que deberías considerar en tu checklist antes de comprar tu certificado digital, pero, en lo que a ti te concierne, ¿cumples con todos los requisitos?, ¿entiendes cómo será la entrega del certificado?
A la hora de adquirir un certificado digital no basta con valorar y ser conscientes de los factores externos, también es muy importante que nosotros mismos estemos preparados para adquirirlo. En este sentido, conviene conocer:
- Documentación requerida: Confirma qué documentos personales o empresariales necesitas presentar (cédula, RNC, documentación legal de la empresa, etc).
- Proceso de identificación: En República Dominicana, la ley exige una validación de identidad rigurosa. ¿Se realiza de forma presencial o la ECD ofrece alguna opción de validación remota o videollamada para agilizar el proceso?
- Formato del certificado: Pregunta cómo se entregará. ¿Será un archivo descargable?, ¿Viene en un dispositivo criptográfico que necesitas adquirir por separado? El formato puede afectar la seguridad y la portabilidad.
Elige confianza y experiencia en tus certificados digitales
Una vez que hayas revisado cada punto de la checklist antes de comprar tu certificado digital en República Dominicana, el siguiente paso es elegir un proveedor que te garantice la máxima seguridad, validez legal y el mejor servicio local.
En República Dominica, Viafirma es un socio estratégico que cumple minuciosamente con todos los requisitos de la Ley 126-02 y las normativas de la DGII. Además, nuestros equipo especializado tiene gran experiencia en la materia, ya que fuimos los primeros del país en ser acreditados como Entidad de Certificación Digital, en 2006. Entendemos tu negocio y el ecosistema legal y tecnológico dominicano.
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