En la era de la transformación digital, las empresas necesitan herramientas que les permitan operar de forma ágil y legal sin retrasos. Una de las herramientas esenciales para ello es el Certificado Digital. Pero, ¿realmente merece la pena la inversión para tu negocio? La respuesta es un rotundo sí.
Este documento es la llave directa a la identidad digital de cualquier empresa, simplificando innumerables gestiones administrativas. En la sociedad actual, ignorar las ventajas del certificado digital significa perder competitividad y quedarse atrás.
En este artículo, te contamos cómo el Certificado Digital puede revolucionar la operatividad de tu negocio, desde el ahorro de tiempo y costes hasta el blindaje de tus transacciones.
Ventajas del certificado digital para empresas
Antes de nada, si has hecho click en este artículo es porque quieres conocer cuáles son las principales ventajas del certificado digital para tu empresa. A continuación, te las desvelamos:
Obligatorio para ciertos trámites
Una de las principales ventajas del certificado digital para tu empresa es el aspecto legal. Legalmente, muchas entidades de República Dominicana están obligadas a tener y utilizar un certificado digital en ciertos trámites públicos. Esto cobra especial relevancia si hablamos de la facturación electrónica, pues el certificado digital es obligatorio para emitir comprobantes fiscales electrónicos (e-CF) válidos ante la Dirección General de Impuestos Internos (DGII). De no disponer de un certificado digital válido, las facturas electrónicas no tendrían validez jurídica y existiría el riesgo de caer en sanciones.
Acceso 24/7 a trámites y servicios online
Directamente vinculado con el punto anterior. Generalmente, los trámites requerían la presencia física de la persona física o jurídica en la oficina de la entidad correspondiente. Sin embargo, con la llegada de los certificados digitales esta situación se transforma y se vuelve mucho más ágil. Si se puede realizar el trámite de manera electrónica, los certificados digitales permiten acceder a ellos a cualquier hora, cualquier día de la semana, sea o no un día laborable, desde cualquier dispositivo que cuente con el certificado digital.
Al identificarse mediante este archivo electrónico se asegura una identificación segura y personal.
Validez legal en la firma de documentos
En cualquier empresa es habitual que, prácticamente a diario, se reciban documentos para ser firmados; ya provengan de clientes, clientes, entidades u otras empresas, tienen el mismo fin. Y, aunque la firma manuscrita ha sido durante mucho tiempo la opción más popular, requiere mucho tiempo y esfuerzos. Frente a ello, los certificados digitales se alzan como una opción preferente, ya que permite firmar documentos de diferentes características (hay varios tipos de certificados, cada uno acorde a las necesidades existentes), siendo completamente legal y equiparable a la firma manuscrita. Como puedes adivinar, al firmar de manera remota se consiguen ahorros operativos, así como en tiempo y dinero de desplazamientos.
Sostenibilidad
Desde un punto de vista corporativo, las compañías que actúan mediante certificados digitales demuestran ser modernas y comprometidas, al estar alineadas con los nuevos estándares de la sociedad, que buscan reemplazar el derroche masivo de papel y todo lo que conlleva: desde la tala de árboles, al escaneo y almacenamiento. Además, fomentan la optimización de recursos, lo que puede impulsar la innovación y resiliencia a largo plazo, a la vez que mejoran su reputación y aumentan su competitividad.
Soy propietario de un pequeño negocio, ¿también me es útil el certificado digital?
¡Por supuesto! De hecho, uno de los puntos fuertes del certificado digital es que su uso no se restringe a un tipo de negocio en concreto. En el caso de un pequeño negocio, como propietario puede ayudarle a completar y presentar impuestos o trámites con la administración pública de forma remota, desde su propio hogar o negocio, completamente segura. Asimismo, si necesita firmar documentos no solo con las entidades públicas, sino con proveedores o clientes, puede recurrir a este archivo electrónico. En consecuencia, ellos podrán filmar también de manera remota, allá donde estén, agilizando considerablemente los procesos. Rápidamente comprobará cómo, disponiendo de un certificado digital, hacer las tareas de su día a día es mucho más rápido y fácil.
Por tanto, ya seas propietario de un pequeño negocio o de una gran empresa, podrás utilizar el certificado digital en tu día a día y beneficiarte de sus grandes ventajas.
Cómo obtener el certificado digital para empresas
Como hemos mencionado, existen diferentes tipos de certificados digitales; cada uno de los cuales requiere un proceso diferente para solicitarlo. Sin embargo, todos presentan una característica en común: para que sean legalmente válidos, deben haber sido emitidos por una Entidad de Certificación Digital acreditada, las cuales varían según el país.
En el caso de República Dominicana, las entidades de certificación digital son autorizadas por el Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (INDOTEL). Aunque en el país son varias las entidades, la primera en recibir esa catalogación fue Avansi en 2006.
Tipos de certificados digitales de Avansi
Dentro del catálogo de certificados digitales que Avansi puede emitir, encontramos cuatro tipos. Sin embargo, únicamente tres de ellos están dirigidos exclusivamente para empresas:
- Certificado corporativo: Estos, a su vez, se dividen en Certificados Digitales de Persona con responsabilidad Institucional, emitidos a personas físicas relacionadas con una empresa y que debe firmar documentos en función de ese rol; y sello electrónico, emitidos a nombre de la empresa y que debe solicitarlo la persona que ostente la representación legal de dicha empresa y poder firmar en su nombre.
- Certificado para Entidades Financieras: Se emiten a personas individuales empleadas en una Entidad de Intermediación Financiera (EIF), sea empleado o a la propia EIF, para poder realizar ciertos trámites que estas instituciones tienen que gestionar con el Banco Central de República Dominicana.
- Certificado Digital de Personas Físicas para Procesos Tributarios: Emitido a personas individuales vinculadas a empresas para trámites tributarios o procesos relacionados con el sistema de facturación electrónica de la DGII.
Para obtener cualquiera de los tres primeros certificados digitales, debes acceder a la página web para solicitar un certificado digital y pulsar sobre ‘Solicitar certificado’. El proceso es muy sencillo y puedes apoyarte en nuestra guía explicativa, donde detallamos cada uno de los pasos que debemos tomar para obtenerlo con éxito.
En el caso de querer solicitar el Certificado Digital de Personas Físicas para Procesos Tributarios, debes rellenar el formulario de solicitud. En este videotutorial puedes ver los pasos a seguir:
Controlar el uso de tus certificados es posible con Viafirma
Ahora ya conoces las ventajas del certificado digital para tu empresa. En una sociedad tan digitalizada como la actual, realizar trámites de manera remota, allá donde estés, se ha convertido en una demanda creciente. Frente a ello, los certificados digitales emitidos por Autoridades de Certificación Digital como Avansi se presentan como una opción interesante para ayudar a simplificar procesos.
Pero no es lo único en lo que podemos ayudarte. Viafirma, además, dispone de gestor de certificados digitales: una herramienta super útil que te permitirá centralizar y controlar todos los certificados. Con ella, dirás adiós a tener que instalar el certificado digital en cada dispositivo; sabrás dónde están y podrás gestionar permisos para mantener la seguridad. Así, directamente en tus manos. ¿Interesado en saber más? Contacta a nuestros comerciales y empieza a agilizar tus procesos.
