La digitalización ha dejado de ser una opción en República Dominicana para convertirse en una necesidad competitiva, impulsada por normativas que buscan facilitar la integración de herramientas digitales y agilizar procesos privados y gubernamentales.
Pero, ¿cómo se garantiza que las transacciones online que se hagan son seguras y vinculantes, tales como la firma manuscrita lo es ante un notario? La respuesta reside en el certificado digital en República Dominicana. En este artículo de blog respondemos preguntas tan habituales como: qué es el certificado digital, para qué sirve, qué tipos de firma existen y por qué contar con una entidad de confianza es la única forma de proteger tu identidad digital.
¿Qué es el certificado digital en República Dominicana y para qué sirve?
El certificado digital en República Dominicana es un archivo electrónico emitido por una Entidad de Certificación Digital dominicana. Según establece la Ley 126-02 sobre el Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales, esta vía de identificación toma la funcionalidad de “pasaporte digital”, garantizando que eres quien dices ser al realizar cualquier tipo de transacción online.
A nivel práctico, el certificado digital sirve para un sinfín de ocasiones. Principalmente, es el mecanismo que otorga validez legal a tus trámites, operaciones y transacciones en línea. Si cometiéramos el error de utilizar uno que no sea válido, nuestro documento no tendría ningún tipo de validez y sería un mero conjunto de palabras. En cambio, empleando un certificado digital válido nuestro documento tiene fuerza probatoria ante cualquier tribunal dominicano. También es una herramienta indispensable para la facturación electrónica, acceder a portales gubernamentales sin problemas y firmar documentos de carácter privado, como contratos.
Tipos de firma y certificados que existen según Indotel
El Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones, comúnmente conocido como Indotel, es el órgano responsable de regular el ecosistema digital de certificados y firmas. Para que un certificado digital sea válido y aceptado en trámites u operaciones online, es necesario que haya sido emitido por una entidad acreditada como Entidad de Certificación Digital por Indotel.
Debido a la gran terminología que engloba este ecosistema, variada, complementaria y numerosa, es habitual que se confundan unos términos con otros. Sin embargo, debemos conocer qué diferencias presentan, ya que no todos tienen el mismo peso legal:
Así pues, la firma electrónica puede clasificarse en tres:
- Firma Electrónica Simple: Son datos en forma electrónica (como un PIN o una firma escaneada) que se usan para identificar, pero no ofrecen garantías de seguridad.
- Firma Electrónica Avanzada: Permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio posterior en los datos, manteniendo el control exclusivo del usuario.
- Firma Electrónica Cualificada: Es el estándar más alto. Se basa en un certificado digital cualificado y sea mediante un dispositivo seguro. Según la ley, esta es la que equivale a la firma manuscrita.
En cuanto a los certificados digitales, existen los Personales y los Corporativos, los cuales pueden ser de varios tipos; para Entidades Financieras y el Sello Electrónico. Cada Entidad de Certificación Digital está acreditada para emitir un certificado digital u otro.
En Viafirma, por ejemplo, fuimos los primeros en ser reconocidos por Indotel como Entidad de Certificación Digital en República Dominicana, en 2006, mediante la Resolución No. 166-06. Desde entonces, hemos ido adquiriendo las competencias correspondientes para emitir certificados digitales en sus tipologías con plena validez legal. Si quieres consultar qué certificados digitales puedes adquirir con nosotros, te recomendamos visitar este artículo.
¿Es lo mismo firma electrónica y firma digital?
Aunque complementarios, los dos términos son independientes entre sí. Al hablar de ‘firma electrónica’ nos referimos a un concepto más genérico, que puede abarcar desde una ‘imagen’ de tu firma pegada en algún editor de texto a un código PIN. Es fácil de usar, pero su peso en un juicio es prácticamente nulo.
En cambio, la firma digital únicamente puede relacionarse con la firma electrónica avanzada y cualificada. Utiliza un certificado digital en República Dominicana para garantizar que el documento no ha sido alterado. Es la única que tiene presunción de autoría, es decir, la ley asume que tú firmaste a menos que demuestres lo contrario.
Por lo tanto, respondiendo a tu pregunta: No, firma electrónica y firma digital no son lo mismo.
El papel clave de las Entidades Emisoras para obtenerlo
Como ya hemos dejado entrever, no se debe obtener un certificado digital de cualquier empresa que lo ofrezca. Solo las Entidades de Certificación autorizadas y supervisadas por Indotel tienen la potestad legal para hacerlo.
En República Dominicana, las principales son:
- Avansi (filial de Viafirma, de ahí que antes nos hayamos referido como tal)
- Cámara de Comercio y Producción de Santo Domingo
- OGTIC
Frente a otro tipo de corporaciones que sostienen la emisión de certificados digitales, una Entidad de Certificación Digital verificará la identidad del firmante antes de emitir el certificado. Esto es un paso fundamental y obligatorio, que deben seguir todas las Entidades de Certificación Digital, si bien no todas realizan estrictamente esta etapa del proceso.
Además, en caso de manejar un volumen alto de firmas, es recomendable incorporar en el flujo de trabajo un gestor de certificados digitales. Estos te ayudarán a administrar las renovaciones, enviando notificaciones cuando se acerque la fecha de vencimiento, para evitar que los certificados caduquen en el momento menos oportuno, lo que detendría las operaciones legales o fiscales.
Beneficios y usos prácticos del certificado digital en República Dominicana
Más allá de ser necesario para que tenga validez legal, el certificado digital en República Dominicana otorga a sus usuarios una serie de beneficios tanto tangibles como intangibles:
- Autenticación y fiabilidad de los documentos firmados. Las entidades de certificación, como terceros de confianza, verifican la identidad del titular del certificado antes de emitir el certificado, vinculandolo a una clave pública.
- Seguridad rigurosa y no repudio. Un documento firmado digitalmente no puede modificarse sin que nadie se dé cuenta, y el firmante no puede negar haberlo firmado.
- Ahorro de costos y tiempo. Elimina el uso del papel, impresión, mensajería física y almacenamiento de archivos físicos.
En cuanto a los casos de uso, el certificado digital en República Dominicana ya encuentra aplicaciones tales como:
- Facturación electrónica. Con la Ley 32-23, el certificado digital pasa a ser obligatorio para emitir comprobantes fiscales válidos ante la DGII.
- Trámites con el Estado. Desde la Dirección General de Aduanas hasta el Ministerio de Educación, cada vez más instituciones dan el salto a trámites paperless y exigen esta tecnología para agilizar procesos.
- Documentos de carácter privado. Las empresas privadas también han apreciado las ventajas que ofrece la digitalización y la firma digital. Ya es común que los empleados reciban su documentación (contratos o nóminas, entre otros) de manera digital e, incluso, muchos lo firman digitalmente.
El momento para pasar a la acción digital es hoy
En Viafirma no solo fuimos pioneros como Entidad de Certificación Digital en el país, sino que ofrecemos soluciones integrales para que la tecnología trabaje para ti. Ya sea explorando los diferentes certificados digitales que ofrecemos u optimizando tu flujo de trabajo mediante nuestro gestor de certificados, tenemos una solución adaptada a tus necesidades.
¿Listo para digitalizar tu firma con garantía legal? Habla hoy con uno de nuestros expertos y encuentra tu solución ideal.
