Viafirma Documents: cómo funciona y por qué rentabiliza los negocios

A nivel internacional la transformación digital está obligando a las empresas a optimizar sus procedimientos, esto con el objetivo de alcanzar altos niveles de producción y eficiencia, lo que se traduce en una organización más competitiva. Una de las herramientas que esta era digital propone es la firma digital, mediante el uso de la misma es posible mejorar los procesos relacionados con la gestión y la burocracia, convirtiéndolos en factores más sencillos y menos traumáticos.

Actualmente, la dirección y gestión de una organización se encuentra en vías de la transformación digital. Todo esto con la finalidad de tomar ventaja de la tecnología y unirla con la cultura empresarial, del tal forma que pueda generarse un duplicado del negocio físico al ámbito digital.

Las empresas han ido tomando consciencia de la importancia que poseen los procesos de transformación digital, su adecuada implantación y las ventajas que este conlleva. No obstante, aún queda un largo camino por recorrer. El informe generado por la IDC indica que existe una considerable diferencia entre los pensamientos de los empresarios y sus empresas y lo que realmente llevan a cabo.

Como señalamos en el párrafo inicial, existe un elemento vital para digitalizar una organización, específicamente el área de las firmas entre distintos involucrados. Éste elemento se relaciona con la firma digital. Para ello, Viafirma Documents representa la solución más idónea para toda organización o empresa que requiera aumentar su nivel de movilidad y elevar volúmenes de firmas, entre otros.

Viafirma Documents: ¿Qué es y para qué sirve?

Viafirma Documents es una aplicación respaldada en la nube, tiene la capacidad de permitir la firma de documentos en formato digital, de esta manera no es necesario la impresión o escaneo del documento en físico.

Dependiendo del tipo de dispositivo que se utilice para firmar, es posible manejar la firma digital, biométrica o cualificada. Otro aspecto que ofrece una ventaja superior es que al encontrarse en la nube, no debe ser implementado y gestionado en la empresa.

La aplicación cumple la función de servir de pasarela entre el backoffice de la organización y el usuario final. En la misma se registran sus distintos componentes para realizar la firma, estos son: backend de gestión general del servicio, así como la posibilidad de personalizar de forma completa la app destinada al cliente, en los sistemas iOS, Android y Windows.

El sistema posee distintos canales para subir los documentos que deben ser firmados, estos pueden ser:

  • Un PDF que sea creado por un tercero.
  • Una nube o serie de datos con su respectiva plantilla de identificación que son convertidos en un PDF.
  • Un formulario previamente diseñado en el cual se carga la información requerida y posteriormente se genera el documento para firmar.
  • Un método mixto, el cual se compone de una combinación de dos canales de entrada (nube de datos más un formulario que deba completarse).

De esta manera se pueden firmar documentos de forma presencial y a distancia, sin importar el dispositivo, aportando un mayor nivel de movilidad a los individuos involucrados en el proceso.

Mediante la firma universal es posible obtener la máxima compatibilidad con la mayor cantidad de dispositivos posibles. La misma se deriva de la filosofía de la Neutralidad Tecnológica, la cual es “la libertad de los individuos y las organizaciones de elegir la tecnología más apropiada y adecuada a sus necesidades”.

La principal función de la firma universal es ofrecerle la mayor importancia al usuario y brindarle todas las facilidades para que él mismo elija cómo utilizar cada una. De esta manera, la firma universal se puede utilizar de cualquier forma, manteniendo la efectividad, sin importar el dispositivo, el sistema operativo o el lugar.

Es importante destacar que la firma digital posee el mismo valor legal que una firma manuscrita. Además, esta puede ser acompañada de distintas evidencias biométricas, las cuales dependerán de las necesidades de la organización, entre estas se encuentran:

  • Fotografías (pasaportes o nóminas).
  • Ubicación (geoposicionamiento).
  • Registro de la hora oficial y toma de información biométrica (huella dactilar, en aquellos equipos que posean un lector para tal fin).
Ventajas de Viafirma Documents

Principales ventajas de la firma electrónica de documentos

El proceso de firma digital de un documento aporta interesantes beneficios en distintos ámbitos, los cuales representan una ventaja en comparación con la firma tradicional, entre estos se pueden mencionar:

  • Disminución del uso de papel.
  • Mejora de los tiempos operacionales por gestión.
  • Evita retrasos.
  • Reduce la necesidad de trasladarse geográficamente.
  • Optimiza los procesos de gestión documental.

Una de las ventajas más resaltantes que ofrece Viafirma Documents es la movilidad. Normalmente, el proceso de firma se realiza en la misma ubicación, coincidiendo todas las partes interesadas en el mismo momento. Gracias a esta solución, este tipo de reuniones no serán necesarias, debido a que se puede firmar sin tomar en cuenta la ubicación geográfica ni el tiempo.

Como consecuencia de lo anteriormente explicado, se genera un ahorro de tiempo para las personas involucradas, debido a que no es necesario trasladarse a otro lugar para llevar a cabo ciertos trámites. Esto representa una gran ventaja para la Administración Pública, cuyos procesos burocráticos ocasionan malestar en sus usuarios.

Las tareas de Administración Electrónica tienen como principal objetivo mejorar y facilitar los procedimientos y procesos de una organización, de forma que se mejore la calidad de vida de los ciudadanos. Estas ventajas pueden ser alcanzadas gracias al uso de la firma digital, la cual permite identificar a cada usuario y posteriormente obtener su aprobación, sin necesidad de moverse a ninguna parte.

El tiempo –aunque muy valioso-, no es el único recurso que puede ahorrarse hoy en día, también se puede ahorrar en costos y recursos. Estas son dos de las principales razones por las que las empresas se encuentran aceptando y transformando digitalmente sus organizaciones, debido a que representa un ahorro representativo en gastos de papel y actividades administrativas.

Las ventajas no se registran únicamente en lo económico, debido a que los procesos de organización digital son mucho más eficientes, permitiendo gestionar la información archivada y recolectar documentos de manera más ágil y sencilla; es así que, se evitan las pérdidas de archivos relevantes y se ahorra espacio físico en las oficinas del personal que los utiliza.

Gracias a la movilidad que posee la solución planteada, los procesos de aprobación no se retrasan más de lo necesario. Asimismo, las notificaciones tipo push informan a cada individuo que posee un documento por firmar en el preciso instante que este se genera (o cuando la contraparte lo haya firmado).

En conclusión, Viafirma Documents representa una solución directamente relacionada con la transformación digital y los procesos de digitalización, ambos serán de adopción obligatoria dentro de pocos años (esto como consecuencia del incremento en la competitividad de las empresas que lo adoptaron) y la aceptación que actualmente estos poseen se encuentra totalmente confirmada.

Con todo lo anteriormente explicado, es posible notar que los usuarios podrán disfrutar de ventajas como la movilidad y todo lo que se relaciona con ésta, así como de trabajar digitalmente, ahorrar en distintos aspectos, aumentar la eficiencia de la empresa, posicionarse como líderes digitales.

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