Si eres el dueño de una pequeña empresa, gerente de operaciones o responsable de IT (aunque, en realidad, se aplica a cualquier departamento), deberías realizarte la siguiente pregunta: ‘¿Cuánto dinero pierde tu empresa cada vez que un proceso se detiene porque el certificado digital no está disponible o el token está en otra oficina?’.
Con el ajetreo de la rutina diaria, la firma de documentos decae al último nivel de prioridades por el alto volumen de tareas y contratiempos a los que se enfrentan. Pero el verdadero reto es la gestión ineficiente de las identidades digitales. En el contexto actual de transformación digital que engloba la Ley 26-02 en República Dominicana, tener un certificado digital no es suficiente, la clave del éxito es centralizar certificados digitales para garantizar un control total. Si todavía dependes de dispositivos físicos o compartes claves con otros compañeros, tu empresa puede enfrentarse a problemas de seguridad.
A continuación, te mostramos las 5 ineficiencias corporativas que eliminarás con el gestor de certificados digitales de Viafirma, la herramienta por excelencia para centralizar, controlar y agilizar tus procesos legales desde cualquier lugar.
Por qué Viafirma es el aliado estratégico de tu empresa
Aunque el panorama puede parecer desafiante, no todo está perdido. En la actualidad existen numerosas herramientas diseñadas para agilizar las tareas corporativas, incluida la firma de documentos corporativos, y otras pensadas para centralizar certificados digitales. Para este escenario, Viafirma es la solución digital que necesitas.
Sus diferentes soluciones digitales, incluida la firma en la nube, cumplen estrictamente con los más altos estándares normativos en materia de seguridad y firma electrónica avanzada: el Reglamento eIDAS a nivel europeo y la Ley 126-02 sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales en el terreno dominicano.
En concreto, con su gestor de certificados digitales puedes firmar con tu certificado digital en cualquier dispositivo, sin necesidad de tenerlos instalados en todos ellos. Esta capacidad de movilidad no es solo cuestión de movilidad, sino de cumplimiento legal y técnico al más alto nivel.
El "efecto cuello de botella" en las firmas de altos cargos
Una de las principales ineficiencias que afectan a empresas de todos los sectores está ligada a la responsabilidad que tienen los directivos y altos cargos de firmar documentos importantes. Entre su día a día ajetreado, muchas veces deben apagar fuegos repentinamente, y la firma de documentos se convierte en la última prioridad. Este escenario crea un cuello de botella operativo donde contratos, nóminas o acuerdos estratégicos quedan paralizados a la espera de que el directivo esté disponible para firmar o un token físico que no tiene a mano.
Viafirma permite centralizar certificados digitales en la nube para que los procesos fluyan sin depender de una ubicación física. Con esta gestión, los altos cargos pueden autorizar firmas desde cualquier dispositivo móvil o ceder la capacidad de firma en personal de confianza bajo un previo control. Así, se eliminan las esperas innecesarias y permite que la dirección se enfoque en lo realmente importante.
Riesgos de seguridad elevados al usar y compartir claves
Muchas organizaciones cometen el mismo error: los empleados comparten tokens físicos o contraseñas relevantes para acceder a trámites o servicios. Esta práctica, aunque común entre los países de todos los continentes, es muy arriesgada y nada recomendable ya que potencia los riesgos de perder el dispositivo y que cualquier persona pueda acceder a información confidencial. Se deja de tener el control sobre quién ha firmado realmente un documento, dejando a la empresa desprotegida ante un uso indebido.
Frente a ello, con Viafirma puedes gestionar permisos y ceder la firma de manera segura. En lugar de entregar tokens, el sistema centraliza los certificados en la nube, permitiendo auditar en tiempo real qué usuario ha utilizado el certificado y bajo qué condiciones, con total validez legal ante INDOTEL.
Grandes gastos operativos en mensajería y papelería
¿Has escuchado alguna vez la frase “elimina los gastos hormiga”? Se conoce por este término a los pequeños gastos cotidianos que, aunque pueden parecer insignificantes, si no se controlan pueden sumar una cantidad considerable y llegar a afectar a las finanzas personales. Coloquialmente el término se aplica a nivel personal cuando nos referimos, por ejemplo, a ese café que tomamos cada mañana de nuestra cafetería de confianza o las suscripciones digitales que no llegamos a utilizar.
Sin embargo, también se puede llevar al terreno corporativo. En este sentido, los gastos hormigas se aplican a áreas como la gestión documental y lo que ello conlleva: papel, impresión y archivo físico. Pero no se trata únicamente de unos gastos innecesarios, sino también de tener un almacenamiento que puede ser insuficiente para almacenar toda la documentación.
Viafirma digitaliza el proceso de punta a punta. Al tratar la documentación por el canal online no tendrás que realizar envíos frecuentes de mensajería, salvando un ahorro inmediato, ni tendrás que reservar espacio físico para almacenar montañas de papel.
Horas perdidas en trámites gubernamentales
Todos las empresas dominicanas deben presentar solicitudes, escritos o comunicaciones a organismos públicos cada año. En República Dominicana, los más comunes son la gestión de documentos de identidad, presentación de impuestos, servicios vehiculares y procesos de extranjería. No obstante, completar trámites ante organismos públicos es un proceso que a veces genera, cuanto menos, dolores de cabeza, debido a una lenta burocracia.
Muchas veces, esta problemática se solucionaría si cada empresa tuviera integrado el certificado digital necesario. De cara a las plataformas gubernamentales, Viafirma proporciona una agilidad total gracias a su gestión centralizada y compatible.
Documentos traspapelados y trazabilidad nula
Buscar un documento firmado hace meses en una carpeta física es como buscar una aguja en un pajar; además, tampoco sabes si alguien ha tenido acceso a dicho documento y lo ha podido manipular. Al no haber ningún registro histórico fiable que registre la evolución de dicho documento, se elevan los riesgos de vulnerabilidad ante posibles disputas legales o fraudes internos por la pérdida de integridad documental.
Ante esta situación, Viafirma ofrece un repositorio digital organizado que te permite consultar la documentación que necesites. Cada documento firmado con nuestras soluciones digitales cuenta con un sello de tiempo y evidencias electrónicas que demuestran que no ha sido alterado desde su firma. Además, ganarás tranquilidad en los procesos de auditoría que pases, ya que queda registrada la trazabilidad completa del evento, con información como quién accedió al documento y cuándo firmó, cumpliendo con los más altos estándares de cumplimiento normativo en República Dominicana.
Empieza a centralizar certificaods digitales y da el salto a la ventaja competitiva
No dejes que una cola interminable de trámites detengan el crecimiento de tu empresa. El gestor de certificados digitales de Viafirma es la herramienta que necesitas para decir adiós a las ineficiencias corporativas. Ya no tendrás que enfrentarte a grandes desafíos que retrasan tu labor diaria. Al centralizar certificados digitales observarás un cambio sustancial en tu empresa, que pasan por la gestión de trámites importantes en minutos, no horas, sin depender de una ubicación o tokens físicos, ni contraseñas compartidas. Si es necesario, además, podrás ceder la firma de manera segura a una persona de tu confianza. ¿Qué más puedes necesitar?
Solicita una demo personalizada hoy y comprueba cómo Viafirma puede ayudarte a llevar a tu negocio al siguiente nivel.
