En general, cualquier persona que tenga que firmar un documento cree que con dibujar un garabato en una pantalla o un papel es suficiente. Sin embargo, en el entorno digital actual no basta con hacer un simple dibujo; en la práctica, es un proceso legal y tecnológico muy complejo, que puede traernos serios problemas si no se realiza correctamente. A diferencia de las creencias populares, lo que otorga robustez a un documento son las garantías que engloban a la rúbrica.
Si el método que empleas para firmar no es capaz de vincular tu identidad con tu consentimiento, para la ley no es más que un par de trazos sobre un papel. Para garantizar que esta relación es irrefutable y cumple con los estándares más estrictos, los diferentes marcos jurídicos definen mecanismos específicos. Es aquí donde entra en juego la normativa internacional y local dento de los requisitos legales para firmar documentos electrónicos.
Los 3 pilares de la validez legal de la firma digital
En República Dominicana y, dentro de las modalidades de firma que recoge el Reglamento eIDAS, la firma digital equivale a la firma electrónica cualificada. A efectos jurídicos y prácticos tiene la misma validez que la rúbrica manuscrita, y su proceso garantiza 3 principios fundamentales:
- Identificación inequívoca: Confirma sin ningún margen de error que el firmante es realmente quién dice ser.
- Integridad absoluta del documento: Garantiza que el contrato no ha sido modificado después de firmar. En caso de realizar algún cambio tras la firma, el documento se anularía.
- No repudio: El autor de una firma no puede negar su autoría ni rechazar haber enviado el documento. Es decir, demuestra la voluntad de aceptar las condiciones.
Dentro de un documento firmado digitalmente, uno de los aspectos más importantes que no debes pasar por alto en ningún caso son las evidencias electrónicas. Son cláusula de lectura obligatoria y/o aceptación explícita a través de checks avanzados, que recogen la autorización voluntaria del usuario sobre el documento firmado. Es muy común emplear este tipo de cláusulas en documentos como aceptación de contratos o normas como RGPD.
El marco legal básico de la firma digital
Uno de los principales requisitos legales para firmar documentos electrónicos es la normativa. En el campo de la firma digital, el Reglamento eIDAS es el principal marco normativo, que toma como referencia el resto del mundo.
A nivel nacional, la firma digital en República Dominicana se fundamenta en la Ley 126-02; que establece también la equivalencia jurídica entre firma digital y firma electrónica avanzada.
La gran ventaja de estas normativas es el principio de “neutralidad tecnológica” y “no discriminación”. Es decir: un documento electrónico no puede ser rechazado ante un tribunal por estar en formato digital.
Cómo cumplir con la firma electrónica sin complicarte la vida
Aunque la firma digital sea el camino legal para firmar un documento electrónico asegurando plenas garantías, no son pocas las personas que, cuando se encuentran en la necesidad de firmar un documento por la vía digital, eligen otras opciones. Seguro que tienes algún conocido que alguna vez ha ido por el “camino fácil” y ha pegado la foto de su firma en el documento tras pegarla. Así de simple.
Aunque copiar y pegar tu firma es la opción más cómoda, no tiene el mismo valor que la firma digital y puede ser rechazada. Por ejemplo, en documentos oficiales del Estado. No obstante, más allá de que no pueda ser válida, deberías rechazar utilizar este tipo de firma ya que es altamente peligrosa. Con ella te expones al riesgo de que suplanten tu identidad, permitiendo que personas malintencionadas modifiquen el texto para comprometer tu patrimonio, falsifiquen contratos, añadan cláusulas abusivas o redacten pagarés o cartas de renuncia en tu nombre, por ejemplo.
Cómo proteger tu identidad digital en documentos online
Frente a los potenciales riesgos que puede acarrear copiar y pegar tu rúbrica en un documento, hay mecanismos que fortalecen la firma de documentos online. Entre ellos, la solución más eficiente es firmar el documento utilizando un certificado digital emitido por una Entidad de Certificación Digital acreditada por Indotel, como Viafirma, primera entidad de certificación del país desde 2007.
Además, existen soluciones digitales especializadas en el sector de la identificación y firma digital que automatizan los requisitos legales. En Viafirma ofrecemos, dentro de nuestro catálogo de productos, opciones como los sellos de tiempo o las ya mencionadas evidencias biométricas. Gracias a ellos, cada firma queda blindada con una capa extra de seguridad imperceptible para el usuario, pero irrefutable ante la ley. Mientras que el sello de tiempo acredita el momento exacto en el que se firmó el documento, las evidencias biométricas capturan datos únicos del firmante.
Finalmente, para que particulares y empresas puedan asegurarse al 100% de que los documentos recibidos son los que aparentan ser, en Viafirma contamos con herramientas de verificación integrales como VALIDAFIRMA: una plataforma gratuita para verificar documentos firmados digitalmente y ver las características de las firmas electrónica
Con todo ello, el documento queda sellado como un documento probatorio que reúne todas las pruebas necesarias frente a cualquier disputa legal.
Deja atrás la fricción documental con Viafirma
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