Transformar digitalmente una empresa implica muchas acciones, siendo una de las más importantes la despapelización. Este hecho queda demostrado con el informe de la Naciones Unidas Trade facilitation and paperless trade implementation in Latin America and the Caribbean.
Este reporte ofrece interesantes resultados a partir de un cuestionario sobre el grado de penetración de los procedimientos paperless relacionados con transacciones comerciales. En él participaron gobiernos de 21 países de Latinoamérica y el Caribe. Los resultados obtenidos dijeron que México (92%), Colombia (86%), Brasil (80%) y República Dominicana (80%) son los estados con una mayor calificación en cuanto a despapelización.
La implantación de un sistema despapelizado es ya casi una obligación y, cuanto antes se lleve a ejecución, antes se alcanzarán mayores niveles de eficiencia y competitividad.
Situación actual de las tecnologías paperless
Muchas de estas soluciones basan su funcionamiento en la nube digital, tecnología a la que, según un estudio de la Comisión Económica para América Latina y el Caribe de la ONU (CEPAL), va destinado el 46% de los presupuestos para TIC de la región.
Ejemplo de la adopción del cloud computing en la República Dominicana es la existencia del Data Center del Estado, donde realiza una función clave. Otras muestra sería el plan piloto para implantar la factura electrónica o comprobante fiscal (e-CF), facturas que necesitarán de la firma digital para gozar de validez legal.
¿Por qué despapelizar tu negocio?
Son muy variados los motivos que mueven a una empresa a su despapelización. Pasemos a desglosar los más destacados.
- Razones medioambientales: un menor uso de papel implica proteger las zonas forestales, que en el caso de la República Dominicana constituyen el 43.6% del territorio nacional.
- Mayor orden en el puesto de trabajo y más accesibilidad: se podrán consultar documentos en la nube desde cualquier lugar con conexión a internet y en cualquier momento.
- Simplificación de tareas administrativas y fiscales, como el pago de impuestos y el cobro de facturas.
- Aseguramos la integridad de los documentos al protegerlos contra incendios o cualquier otro desastre que pueda tener lugar en el espacio físico donde se almacenan.
- Ahorro de gastos en material de papelería y gestión de correo: estimaciones de Gartner indican que hasta el 3% de los ingresos de una empresa se destinan a acciones relacionadas con el papel, usando cada trabajador una media de 10.000 hojas al año.
Cómo hacer tu negocio paperless paso a paso
Hacer una auditoría de impresión
Antes que nada, lo ideal es saber todo lo que se pueda sobre el papel se gasta en la oficina, cantidades, cuándo se consume más, por parte de quién, etc.
Esta auditoría constará de procesos como el mapeo completo de los dispositivos de impresión, la instalación de un software especializado para medir el consumo de papel, un estudio del rendimiento de los equipos y una estimación final del ahorro que supondrá eliminar todo lo posible el papel de la empresa.
Involucrar a toda la empresa
Si todos los miembros de la oficina no se conciencian de los beneficios del paperless, difícilmente éste podrá completarse, por lo que habrá que realizar tareas para conseguirlo.
habrá que designar a los diferentes responsables de que esta transformación llegue a buen puerto y definir y programar minuciosamente los protocolos de trabajo.
Estas líneas de actuación deberán marcar objetivos que sean específicos, medibles, realizables, realistas y limitados en el tiempo.
Digitalizar todos los documentos
Será el momento de pasar a formato digital toda la documentación de la que se disponga en formato físico y, preferiblemente, subirla a la nube.
Esta digitalización puede llevarse a cabo manualmente, mediante el escaneo de los documentos o bien contratar a una empresa especializada para tal labor. Cuál de las dos opciones elegir dependerá de factores como la cantidad de archivos a digitalizar o los recursos humanos y económicos de los que se disponga.
Digitalización de procedimientos
Tan importante como pasar a formato electrónico toda la documentación existente en la empresa, será hacer lo mismo con aquellos procesos que marcan su ritmo diario (transacciones comerciales, firma de contratos, facturación, pago de tasas e impuestos, etc.).
Para realizar todas estas operaciones de manera segura, fiable y rápida las facilidades aportadas por la firma electrónica se convierten en imprescindibles. Esta manera de rubricar digitalmente un documento es totalmente segura, puesto que identifica inequívocamente a la persona firmante, así como garantiza la integridad del propio documento.
Para una optimización en la gestión de la firma electrónica se puede hacer uso de aplicaciones que permiten una mejora en los procedimientos de firma. Ejemplos de estas pueden ser soluciones software que permitan la creación y custodia en la nube de certificados digitales e, incluso, la autorización a terceros para su uso.
Invertir en equipos de bajo consumo
Transformar digitalmente un negocio con el fin de despejarlo de ingentes cantidades de documentos en papel va a llevar consigo un gasto considerable en dispositivos electrónicos.
Según el resumen ejecutivo del sector eléctrico en República Dominicana realizado por la Oficina Económica y Comercial de la Embajada de España en Santo Domingo, estamos hablando del tercer país caribeño en consumo eléctrico (900KWh per cápita y año). Mundialmente se encuentra posicionado el 121º.
Desde la perspectiva paperless, se puede ahorrar electricidad mediante la utilización de equipos cuyo gasto energético sea menor, como los laptops, pantallas con un tamaño ajustado a las necesidades de los trabajadores, servidores locales de bajo consumo e impresoras cuyo gasto es el mínimo posible, en el caso de que no tengamos más opción que imprimir el documento.
Los beneficios que trae consigo la reducción del papel, junto con el desarrollo de soluciones tecnológicas que lo hacen posible, han impulsado a empresas y administraciones públicas para que se encuentren en plena implementación de procedimientos destinados a la despapelización.
En el caso de las administraciones públicas, su despapelización forma parte de las acciones a emprender para conseguir un modelo de Gobierno Electrónico que lo haga más accesible y participativo a los ciudadanos. En esta apertura de los gobiernos podemos resaltar soluciones como la que presta OGoov para la disponibilidad de datos, transparencia y participación ciudadana.
