Los ámbitos en los cuales se ha desarrollado la transformación digital son muy variados, uno de estos es la administración pública, ésta ha mejorado la manera en que se involucra con los ciudadanos, utilizando los avances tecnológicos diseñados en la actualidad, aprovechando sus ventajas –y solucionando los retos- que este tipo de prácticas conlleva.
¿Qué es la administración electrónica?
La administración electrónica o e-Administración, puede definirse como “cualquier mecanismo que transforma las oficinas tradicionales, convirtiendo procesos en papel, a procesos electrónicos, con el fin de crear una oficina sin papeles”. De esta forma, la administración pública pasaría a funcionar de manera más eficiente.
Para completar sus distintas etapas, las oficinas físicas se deben transformar en sitios virtuales, de manera que, se puedan mejorar y simplificar los trámites burocráticos que suelen registrarse. Todo esto permite convertir una oficina del tipo presencial a una virtual, la vieja firma en papel se lleva a una firma electrónica, el cuaderno de asistencia a un registro totalmente electrónico, entre otros.
Relevancia de la firma digital en la administración electrónica
La implementación de la firma digital ha sido una de las precursoras en el cambio de la manera de ver las cosas, sobre todo en la administración pública. Otro de estos factores es la autenticación y la seguridad que la misma brinda.
Una de las principales ventajas de la firma digital es que permite a los ciudadanos llevar a cabo trámites y confirmar su intención de querer ejecutar los mismos, sin necesidad de trasladarse hasta el sitio de interés. De esta manera, los procesos de administración se transforman en un factor que se encuentra en línea los 365 días del año, las 24 horas del día, sin tener en cuenta las condiciones que afectan a una oficina física.
Todo esto ocasiona que los ciudadanos no se encuentran atados a un determinado horario, en el cual, en ocasiones no pueden asistir debido a compromisos laborales o de otra índole. Este cambio en la administración representa un factor de necesidad, confort y celeridad en los procedimientos. Logrando disminuir los tiempos para la ejecución de trámites.
Ventajas de la administración electrónica
La administración electrónica permite generar un considerable ahorro en los costos operacionales, debido a que los usuarios no deben viajar hasta la oficina. En el caso de España, existe una investigación –Eficiencia y Ahorro con la Aplicación de Tecnologías Accesibles en las Administraciones Públicas– realizada por la Fundación Centro Nacional de Tecnologías de la Accesibilidad (Centac), en la que resaltan que la implantación de procesos de Administración electrónica generará un ahorro de 134.358 millones de euros, iniciando en el año 2011 hasta el 2020.
Los beneficios se registran en ambos lados del sistema, administración pública y usuarios, estos últimos tienen la capacidad de dedicar el presupuesto de movilización a otras actividades. Todo esto es consecuencia de que los trámites realizados en línea presentan una considerable disminución en sus costos.
Otro aspecto que debe resaltarse es que, este tipo de procesos generan un impacto ambiental mínimo, aportando beneficios a la sociedad. De forma que, el ahorro en los costos del papel y los demás insumos necesarios, crean un aspecto positivo para el medioambiente.
Existe un sector de la sociedad que se encuentra sumamente beneficiado de las TIC y su implantación en la administración Pública, este se relaciona con aquellos que poseen necesidades especiales –ciudadanía con algún tipo de discapacidad o que resida en zonas muy alejadas o rurales-. Algunos trámites son de carácter obligatorio, por esta razón, la administración electrónica representa una gran ventaja para aquellas personas que presenten algún tipo de condición.
Además, el cambio en la manera de llevar a cabo las operaciones genera que las personas se involucren más, esto puede ser mediante el uso de buzones de sugerencias digitales o cuestionarios para medir la satisfacción. Todo esto tiene como objetivo aumentar la interacción entre lo digital y los ciudadanos, incrementando el nivel de transparencia y cercanía.
La firma universal se constituye como un factor esencial para el normal desarrollo y funcionamiento de la administración electrónica, la misma cumple con todas las características para mantener y asegurar la estabilidad general del sistema.
Es requisito esencial la firma universal su utilización desde cualquier dispositivo –teléfono celular o computadora-, sin tener en cuenta su sistema operativo o navegador, manteniendo su funcionalidad y asegurando una excelente experiencia para el usuario.
Además, todos estos procesos de tipo digital, tienen la capacidad de ser trazados y poseen un nivel de seguridad elevado, aumentando la confianza de los usuarios y garantizando la transparencia del mismo.
Estado actual de la Administración Electrónica
En el trabajo titulado “Gobierno electrónico, gestión y políticas públicas. Estado actual y tendencias futuras en América Latina”, se comenta sobre el estado actual en el que se encuentra la Administración electrónica en Latinoamérica, además se ofrecen detalles relacionados con las posibles tendencias a desarrollarse en la zona, esto con la finalidad de ofrecer una guía sobre las actividades que se realizan y las que se llevarán a cabo.
En el mismo, se explica el rol que cumple el gobierno electrónico en la gestión y las políticas públicas, factores que inciden directamente en el desarrollo de los procesos de administración electrónica. Además, se indica que los procesos de digitalización tienden a generar una considerable disminución en la incertidumbre que pueda registrarse dentro de la administración pública.
Los procesos de Administración Electrónica también poseen retos que deben superarse, entre los principales se encuentran la falta de infraestructura, desconfianza por parte de los usuarios y desconocimiento real de las ventajas que ofrece. Sin embargo, algunos países apuestan en mayor medida al desarrollo de esta tecnología, pronosticando un futuro aún más positivo para la implantación de este tipo de funcionalidades.
Con el objetivo de implantar de manera más organizada un proceso de digitalización, el informe generado por la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL) ha sugerido una estrategia que comprende las siguientes fases:
- Diagnóstico de la situación actual.
- Visión objetivos y metas.
- Entorno legal y regulatorio.
- Política de comunicaciones.
- Agenda priorizada de proyectos.
- Definición y organización de la institucionalidad responsable.
- Análisis de “Stakeholders”.
Es posible concluir que los procesos de administración electrónica crean aspectos muy positivos, los cuales benefician de manera directa a los usuarios, demostrando su importancia y la necesidad del uso de esta tipo de facilidades, las cuales ayudarán a simplificar los procedimientos que se llevan a cabo en la actualidad. Logrando ventajas tales como el acceso de forma remota, indiferencia en relación con los horarios de oficina, entre otros.
