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Toolkit de herramientas imprescindibles para la digitalización de tu negocio

Digitalizar un negocio va más allá del uso tradicional de programas ofimáticos y de contabilidad. Esta metamorfosis digital lleva consigo una serie de instrumentos que alcanzan a cada rincón y persona implicada en el proyecto empresarial. Es por ello que hay que tener muy en cuenta cuáles necesitaremos, tarea que no resulta fácil cuando hay tantas alternativas para elegir. Os ayudamos con ello a continuación.

La transformación digital de un negocio implica una serie de cambios en las metodologías de trabajo, la cultura empresarial y las herramientas necesarias para el desempeño de tareas. Éste será un procedimiento gradual que alcanzará a todos los escalafones organizativos de la compañía.

Un estudio de la consultora Xertica sobre la transformación digital en Latinoamérica reveló que el 90.4% de los participantes piensa que la digitalización es básica para mantener la competitividad. En lo que atañe a las herramientas implicadas en este proceso, el 43.9% de los encuestados apuntó que entre el 20% y el 50% de sus colaboradores han asimilado el uso de estas.

Como se puede deducir, el número de estas herramientas es inmenso, por lo que hay que ser muy minuciosos a la hora de escoger aquellas que pueden aportar ventajas competitivas reales a la empresa.

Por este motivo hemos definido diferentes grupos de herramientas que contribuyen a la digitalización según su propósito.

Herramientas para la digitalización de tu negocio

Almacenamiento y gestión documental

Con la transformación digital disponemos de una ingente cantidad de archivos digitalizados en diferentes dispositivos y servidores. Al igual que con los documentos físicos, estos archivos deberán ser apropiadamente clasificados, ordenados y almacenados para facilitar su acceso cuando sea necesario.

Aquí juega un papel esencial la tecnología cloud, que nos permite todo ello de manera sencilla y segura, pudiendo gestionar aspectos tan importantes como los permisos de acceso a los archivos en función del perfil de usuario.

Debemos destacar que con estas herramientas no solamente se almacena de manera manual y tediosa, sino que, según IBM, se está trabajando para automatizar los procedimientos de almacenamiento y en la incorporación de sistemas de inteligencia artificial que agilicen los mismos.

Ciberseguridad

Llevar nuestro negocio al medio digital implica nuevos desafíos en materia de seguridad. Tener datos sensibles en la red implica exponerlos a riesgos como la sustracción o modificación de estos con fines maliciosos.

El análisis de Kaspersky Lab para América Latina plasmó una subida del 14.5% de ciberataques en 2018 respecto al año anterior. Esto supuso una media de 3.7 millones de ataques diarios, siendo Argentina, Perú y México los países más afectados por este incremento.

Si leemos el Informe Anual de Seguridad (ISTR) de Symantec, Brasil, México, Venezuela, Argentina y Chile son los países de América Latina que más amenazas de ciberseguridad registran.

Es por ello que cualquier empresa debe tener entre sus activos una suite de seguridad con elementos especializados que permitan afrontar y subsanar graves daños que puedan acarrear problemas de gran calado que pueden hacer muchísimo daño a la compañía, tanto por su propia imagen como por aspectos legales.

Gestión de firmas y certificados digitales

Un aspecto singular de la ciberseguridad es la preservación de la identidad digital y, por tanto, la gestión de firmas y certificados digitales. La firma de documentación ha sido siempre motivo de ralentización de trámites. Por fortuna, la implementación de herramientas que permiten la identificación personal y firma desde cualquier zona en la que haya conexión a internet ha supuesto una disminución en el tiempo necesario para cerrar gestiones. Además, y muy importante, lo hacen sin comprometer en ningún momento la seguridad.

Digitalizar la firma no sólo agiliza trámites, además, se ha demostrado que su uso está directamente relacionado con un incremento de las ventas. Según un estudio de Aberdeen, las empresas que han adoptado la firma digital han experimentado una subida interanual del 4.4% de sus oportunidades de venta.

El concepto de firma digital va mucho más allá de la clásica firma autógrafa en papel: firma biométrica, con certificado, con huella, con OTP (SMS o email), en la nube (centralizada), desatendida, delegada… La firma digital se adapta, con plena seguridad y cobertura legal, a cualquier necesidad, tanto de los clásicos procesos de negocio (firma de contratos, compras, etc.) como de los nuevos procesos que conlleva la transformación digital (geolocalización de entregas, uso de huella para compras, firma masiva de documentos…)

Podemos disfrutar de soluciones con las que no sólo se pueden firmar electrónicamente documentos, sino que se pueden gestionar diferentes firmas y certificados desde una misma aplicación.

Herramientas digitalización negocio

Recursos Humanos

Otro de los grandes avances para la digitalización de los negocios es la optimización de los equipos de trabajo y su correspondiente efecto sobre la productividad mediante un mejor gobierno de los diferentes procesos productivos y una selección de personal a la medida de las necesidades de la empresa.

Según la consultora IDC, para 2022 se incrementará notablemente el consumo de soluciones software para la gestión de recursos humanos. Los países latinoamericanos que más notarán este repunte serán Argentina y Brasil (22%), Colombia (20%) y Chile (13%).

Existen diversas herramientas para gestionar los recursos humanos de la empresa. Estas podemos agruparlas en 3 tipos: las que gestionan nóminas y salarios, las que sirven para captar talento y las que organizan los flujos de trabajo y el personal a nivel interno.

Herramientas de marketing

Uno de los aspectos que más ha notado los efectos de la transformación digital dentro de un negocio es el del marketing. Gracias a las nuevas tecnologías podemos disponer de un amplio abanico de soluciones que nos ayudarán a una optimizada gestión de funcionalidades como la captación de clientes, su gestión o la administración de la comunicación, entre muchas otras.

Entre las capacidades más destacadas de estas herramientas podemos resaltar las referidas a las mediciones de diferentes variables y a la automatización y programación de acciones, con el consecuente ahorro de tiempo que conlleva, y la posibilidad de tomar decisiones estratégicas basadas en datos fiables y contrastados.

Según una encuesta realizada por Hubspot entre 750 agencias de marketing latinoamericanas, tareas como mejorar el SEO de la web, la automatización de procesos y la creación de diversos tipos de contenido para web y redes sociales son prioritarias.

Constantemente se están desarrollando y mejorando productos y servicios digitales relacionados con la administración de un negocio y sus diversas áreas de trabajo. Si bien es cierto que es imposible abarcar todas, hay necesidades básicas de la empresa que deben ser cubiertas digitalmente sin excusa.

Estas necesidades se deben volver a evaluar con cierta frecuencia, al igual que la oferta de herramientas disponibles y sus prestaciones, de forma que no perdamos ventaja frente a nuestros competidores y nuestra empresa se encuentre perfectamente integrada en esta era digital en la que estamos inmersos.

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