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Guía: cómo emplear la firma digital en la oficina

Actualmente la digitalización se puede encontrar en todas partes, sin embargo, es posible notar que aún existen rastros de la forma tradicional de trabajo. Se acumulan grandes cantidades de papel en los escritorios, los procesos se ralentizan debido a burocracia innecesaria, se pierde mucho tiempo en el tráfico debido a la necesidad de movilizarte a firmar contratos o documentos, entre otras. Para evitar todas estas desventajas, te contaremos cómo hacer una firma digital y de qué manera puede beneficiarte y hacer más productiva tu organización.

Hoy en día, el desarrollo de nuestro trabajo se enfrenta a muchas trabas que no nos permiten llevarlo a cabo de manera correcta o de la manera más óptima. Un claro ejemplo es tener que movilizarnos para firmar un contrato, perdiendo tiempo en la actividad de viajar hacia y desde el sitio de interés. Este tiempo utilizado en esta actividad de traslado, podría ser destinado a la solución de tareas más importantes.

Otro aspecto negativo es el uso indiscriminado de papel en las oficinas, el mismo puede representar un obstáculo en las actividades de una empresa. Existe un factor que es muy común en la actualidad –y que genera un mal aspecto de cualquier oficina-, este se relaciona con las pilas de papel acumuladas en los escritorios, logrando que los procesos pierdan fluidez y confianza.

De esta manera, acumular mucho papel tiene la capacidad de generar inconvenientes de organización, entre los cuales pueden mencionarse: la pérdida de folios importantes, desorden en la clasificación de documentos, etc. Por estas razones, los procesos de transformación digital apuestan por la implantación de las oficinas paperless.

Prescindir del uso del papel en la oficina

Mediante la implantación de oficinas paperless se pretende utilizar y depender en menor medida del uso del papel, esto genera muchas ventajas, las cuales deben ser consideradas por las empresas que deseen mantener un alto nivel de competitividad y eficiencia.

Al momento de prescindir de la mayor cantidad de papel posible, se genera un ahorro económico notable, esto debido a que un 70% de los desperdicios que se generan en una oficina son de papel, además, el 30% de los archivos que se imprimen no son utilizados para nada. Un claro ejemplo del cargo anual debido al uso de papel es que, en Estados Unidos se gastan 120 millones de dólares en este insumo.

Otro factor que se beneficia de la oficina paperless es la organización de la empresa, debido a que gestionar los documentos y archivos de forma digital es sumamente más rápido y versátil. Si todo está debidamente almacenado, es mucho más rápido ubicarlos en formato digital, en comparación de que si hubiese que moverse hasta el archivo a buscar el formato en físico.

Las ventajas de este tipo de oficinas se extienden fuera de ellas, debido a que los empleados tienen la capacidad de acceder a distintos tipos de documentos de manera remota, así pueden trabajar a distancia sin interrumpir sus obligaciones.

Las oficinas paperless son sistemas unificados, los cuales ofrecen la posibilidad de que todos los empleados accedan al mismo. Además, es posible la creación de distintos roles de usuario, restringiendo el acceso a documentos según su confidencialidad.

Es importante resaltar la practicidad de trabajar de esta manera, además, la seguridad que ofrece el mismo es muy versátil y robusta. Una oficina paperless está mucho más protegida frente a casos de pérdida o filtración de información, entre estos episodios pueden nombrarse: robo de información, archivos dañados, documentos basura, etc. Este nivel de seguridad puede alcanzarse gracias a la realización de respaldos, los cuales son resguardados –según su nivel de importancia- en la nube.

Movilidad donde quiera que estés

Dependiendo del tipo de empresa existirán empleados que tendrán la necesidad de movilizarse –para cerrar tratos, visitar clientes, etc.-, este es el caso del departamento comercial. Para este tipo de departamentos, existe una herramienta básica para optimizar sus funciones, ésta es la firma digital.

Gracias a soluciones como la firma digital, es posible tener en todo momento –en un smartphone, computadora portátil o tablet- todos los archivos o documentos requeridos para llevar a cabo la firma de un acuerdo, de forma instantánea y segura. Todo esto sin tener que regresar a la oficina o acordar un nuevo encuentro para ejecutar la firma definitiva.

Este punto es muy ventajoso en aquellas ferias especializadas, en las cuales las organizaciones asisten a ofrecer sus distintos bienes o servicios, logrando alcanzar acuerdos del tipo comercial con clientes. Es aquí donde la firma digital cumple un rol vital, gracias a que permite que sellar el convenio y así, ganar tiempo en su ejecución.

Firma digital en la oficina

Apoyo a la directiva: delegación de firma

Además de los trabajadores pertenecientes al departamento comercial, los CEO también tienen la posibilidad de aprovechar las ventajas de movilidad que ofrece la firma digital. En estas ocasiones es posible utilizar un factor conocido como la delegación de firma, de esta forma, un representante tiene la capacidad de realizar la firma en su nombre.

Es bien conocido que, mientras mayor sea el cargo dentro de una organización, mayor serán las responsabilidades, este es el caso de los directores ejecutivos, quienes poseen la mayor carga de compromisos. Este tipo de directores deben firmar innumerables documentos que inciden directamente en el desarrollo y funcionamiento de la empresa, actividades totalmente requeridas, pero suelen consumir mucho tiempo, el cual podría dedicarse a asuntos de más importancia.

Es así que, en este caso, la forma en cómo se realiza una firma digital ofrece la posibilidad de que el CEO ceda su carga de firmar documentos a algún responsable de su entera confianza, de manera tal que, los procesos puedan ejecutarse de manera más ágil, se disminuya un poco la cantidad de trabajo del director y le permita dedicar tiempo a actividades mucho más productivas.

De esta manera, el concepto de cómo utilizar una firma universal permite que se utilicen distintos dispositivos, desde una tablet hasta un smartphone, sin tener en cuenta el sistema operativo de los mismos, gracias a que contamos con apps nativas para iOS, Android y Windows.

En conclusión, el saber cómo usar la firma digital genera muchas ventajas, las cuales pueden ser evidenciadas en todos los niveles de la empresa, desde una gestión documental más organizada y fácil, expedita, optimizada y segura, hasta la facilitación de algunas actividades de los altos directivos de la compañía, gracias a que pueden delegar su firma en personas de su entera confianza.

Este tipo de soluciones brinda a las empresas un mayor nivel de adaptación y capacidad de respuesta, lo cual se traduce en un incremento en la eficiencia y optimización de sus distintos procesos. Todo esto se traduce en la mejora de la productividad de la misma, gracias al adecuado uso de la firma digital.

Finalizando, la implantación de una oficina paperless genera un impacto positivo en el medioambiente, debido a que se requiere utilizar mucho menos papel del necesario para llevar a cabo las operaciones diarias.

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