Guía práctica: Cómo hacer una firma digital

La firma digital representa una gran cantidad de ventajas para una diversidad de sectores productivos, entre los que se encuentran los de seguros, telecomunicaciones, logística y distribución, administración de personal o recursos humanos, etc. Sin embargo, aún existen dudas relacionadas con su funcionamiento, el nivel de conocimientos que debe poseer el usuario, entre otros. Por eso, a continuación, te explicaremos la manera más óptima de cómo hacer una firma digital, haciendo uso de las soluciones de Viafirma.

Los procesos de firma analógicos ya son cuestión del pasado, como consecuencia de la era digital, muchos sectores han evolucionado a pasos agigantados, optimizando sus procesos y facilitando las actividades productivas, al mismo tiempo que generan un impacto positivo en el medioambiente.

La firma digital es un proceso sumamente versátil, existen soluciones que ameritan generar un valor más allá de la firma de un pdf con la propia herramienta de Adobe, mediante el aumento de funcionalidades y niveles de seguridad, específicamente en actividades comerciales y productivas. Gracias a las soluciones de Viafirma, es posible asegurar la validez legal, adaptarse a los requisitos específicos de las empresas y aumentar los niveles de confianza en dichas firmas digitales.

Al momento de iniciar nuestra investigación relacionada con las firmas digitales, es esencial analizar qué tipo de soluciones se encuentran en el mercado y cuál se adapta mejor a nuestras necesidades. Uno de los principales aspectos que debemos considerar es la importancia que posee la firma, razón por la cual, se requiere tomar en cuenta los distintos factores de cada opción.

Otro elemento que debe evaluarse es que la herramienta de firma digital tiene que poseer la capacidad de ofrecer validez legal, de forma que la identidad de la persona firmante pueda ser reconocida de manera inequívoca, garantizando su valor en cualquier caso judicial que pueda presentarse.

También se requiere evaluar el tipo de funcionalidades que la solución de firma digital presenta, identificando su adecuación a los escenarios específicos de nuestro modelo de negocio y conociendo la variedad de dispositivos y sistemas operativos en los cuales puede ser utilizada.

Luego de haber determinado las ventajas de cada uno de las soluciones de firma digital estudiadas, a continuación, te explicaremos lo sencillo y eficiente que resulta realizar este proceso con Viafirma y su herramienta de movilidad, la cual ofrece el servicio de firmar digitalmente desde tu dispositivo móvil.

Proceso de firma digital y movilidad

A la hora de configurar un proceso de firma, en primer lugar se requiere determinar qué tipo de evidencias o funcionalidades deseamos según sea cada caso, tomando en cuenta los requisitos funcionales y el marco legal que regule el ámbito y modelo concreto de negocio.

Las evidencias tienen como principal objetivo respaldar nuestra firma digital, brindando seguridad y validez. Entre ellas se pueden mencionar algunas:

  • Grabación de imágenes: especialmente útil para el sector de la distribución y logística, gracias a esto es posible tomar una foto de la entrega, además, se pueden adjuntar otro tipo de documentos como los de identidad, pasaportes, entre otros.
  • Ubicación geográfica: gracias al uso de sistemas GPS, incorporados ya a cualquier dispositivo móvil, es posible determinar en donde se encontraban las partes al momento de la firma. Este tipo de evidencias es sumamente útil para las compañías de entrega de paquetes, pues garantiza que las encomiendas hayan sido entregadas en el sitio requerido.
  • Grabación de la hora oficial: al momento de firmar, queda plasmada la hora oficial exacta en la que se hicieron las firmas, todo este proceso se encuentra garantizado por una Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA).
  • Toma de datos de tipo biométricos: mediante el uso de soluciones compatibles –dispositivos como las tablets Wacom- se ofrece la oportunidad de almacenar detalles biométricos de la firma, algunos de estos son la velocidad con la cual se ejecuta el trazado o la presión del mismo.
  • Toma de huellas dactilares: la huella dactilar es un factor muy seguro para identificar al individuo que firma, la misma se obtiene mediante el uso de lectores especiales, también pueden utilizarse aquellos que se incluyen en los smartphones.
  • Toma de datos de locución: este tipo de datos se relaciona con la voz, sus detalles y características que la hacen única, pudiendo identificar al usuario de forma sumamente segura.

Existen ocasiones que representan un nivel de complejidad inferior, los cuales no requieren de medidas de seguridad muy elevadas para que cuenten con un respaldo legal suficiente. El ejemplo más claro de esto es cuando consentimos que nuestros datos personales sean utilizados. Para esto, solo se requiere que la persona firme para que los términos planteados sean aceptados de manera adecuada.

No obstante, hay otras situaciones que son mucho más complejas, en las cuales, se necesita obligatoriamente que las evidencias sean más contundentes. Es así que, se logra que la seguridad del documento aumente su nivel de manera considerable.

Cómo hacer una firma digital

Viafirma ofrece soluciones que tienen la capacidad de atender firmas con todos los niveles de seguridad, de forma que, el cliente tiene la ventaja de decidir cuál herramienta requiere, según sean sus necesidades.

En Latinoamérica el marco legal de la firma electrónica no es homogéneo como en Europa. Hay países como en la República Dominicana donde recientemente se han adoptado formas jurídicas directamente exportadas del reglamento europeo eIDAS: firma electrónica simple, avanzada o cualificada.

Hay otros donde se distingue sólo entre firma electrónica (equiparable a la manuscrita) y firma digital; y otros donde se usan los mismos términos pero intercambiando los significados legales. Resulta algo confuso para quien tiene que moverse en procesos transnacionales, y queda algún camino por recorrer en la estandarización de las figuras legales.

De cualquier modo, todas estas firmas, en cualquier de los escenarios nacionales latinoamericanos, pueden ser apoyadas con soluciones que permiten elevar el nivel de seguridad de las firmas digitales. Viafirma es una de las pocas soluciones mundiales que da una solución global a cualquiera de los escenarios legales o de negocio.

Hemos hablado ya de las evidencias que pueden ser incorporadas al procedimiento de firma. Pero aún no hemos entrado en los mecanismos que aseguran la autenticación de identidades, proceso previo a la firma. Es decir, asegurarnos de que quien firma es quien dice que es. Entre estos mecanismos, hay algunos de tipo biométrico como en las evidencias: imagen, huella, locución…, pero hay muchos otros.El envío al número de móvil de la persona responsable de un código OTP –One Time Password-, el cual se canaliza a través de un mensaje de texto SMS –OTP SMS-, también puede ser enviado al correo electrónico. Es así que, se logra realizar una confirmación de que el usuario es quien dice ser gracias a la vinculación entre ambos factores.

Un sector que utiliza de manera muy frecuente este tipo de confirmación es el bancario. Es muy común recibir un código mediante SMS o Email cuando intentamos realizar una transferencia bancaria en formato digital o cuando tratamos de comprar algo que supere cierto monto estipulado, de esta forma, el banco puede confirmar que la transacción está siendo llevada a cabo por nosotros mismos.

Para aquellas personas que requieren de un alto nivel de movilidad, Viafirma permite firmar sin poseer instalada en su equipo la herramienta. Solo es necesario que se introduzca su Email, de manera que, pueda recibir el formulario, para posteriormente rellenarlo, sin importar su navegador Web, equipo computador o dispositivo móvil.

Otra ventaja es que tenemos a disposición un extenso editor de formularios, este es muy útil para aquellas ocasiones donde no se poseen todos los datos o información de la otra parte, en estos casos, se crearía un formulario con todo lo requerido, de forma que, otra persona sea quien lo rellene, así, los datos se encontrarán plasmados en la versión final del documento.

También es posible guardar distintas plantillas, las cuales resultan sumamente útiles para aquellos comercios o departamentos en los cuales se deben firmar formatos de manera periódica o muy continua.

Posterior a que el documento o formulario fue firmado –en formato .pdf-, es posible visualizar todas aquellas características de seguridad utilizadas, de igual manera, se pueden conocer los diferentes aspectos técnicos de la misma (audit trail). Algunos de los aspectos técnicos más importantes son la geolocalización, presión del trazo, tipo y versión del dispositivo, entre otros.

Como otro adicional, es posible llevar un control detallado en cualquier momento del estado actual de cada documento que haya sido enviado para ser firmado. Es así que, este tipo de soluciones le ofrece la capacidad de conocer específicamente qué documentos han sido firmados y cuáles no.

Firma electrónica presencial

Este sistema se utiliza de manera muy amplia en los centros comerciales y locales de ventas, en los cuales disponen de ciertos dispositivos especiales para firmar, el cual, a su vez, registra una serie de aspectos técnicos, tales como la velocidad del trazado y la presión que se ejerce durante el mismo.

Las soluciones de Viafirma tienen la capacidad de trabajar con una enorme variedad de dispositivo de captura de firma, como las famosas Wacom, los dispositivos quizás más utilizados, de forma que, los datos biométricos para la firma puedan ser recogidos y procesados. Es así que, todo esto permite capturar una mayor cantidad de datos, los cuales cumplen con las normas de la firma electrónica avanzada, algunos de estas normas son:

  • Identifica a la persona que firma.
  • Tiene la capacidad de vincular de forma única al responsable de la firma y a los datos que plasmó en la misma.
  • Es posible que los cambios realizados –luego de la firma- sean detectados.
  • Asegura que únicamente la persona responsable de la firma pueda crearla.

Dichos datos son encriptados de forma local, pudiendo acceder a estos únicamente a través de un software, el cual solo podrá utilizarse mediante la recepción de la orden de un juez. En el caso de los equipos iOS y Android, la misma aplicación es la responsable de ejecutar la encriptación, haciendo uso de una contraseña proporcionada por una tercera parte.

Hasta ahora hemos explicado cómo hacer una firma digital, entendiendo que es un proceso sencillo que no consume mucho tiempo ni recursos. Anteriormente, este tipo de procedimientos tomaba mucho tiempo y recursos, horas hombres, uso excesivo de papel, entre otros; de esta manera, se genera un ahorro considerable.

Gracias al cumplimiento de los pasos anteriormente explicados, es posible realizar la firma digital de un documento, de forma muy rápida y fácil, sin importar la ubicación geográfica del responsable. Si deseas probar alguna de nuestras soluciones o tienes alguna pregunta, escríbenos sin dudarlo, ¡estaremos orgullosos de conversar contigo!

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