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Paso a paso: cómo llevar a cabo la transformación digital de mi empresa

Toda empresa tiene la necesidad de dar el gran paso relacionado con la transformación digital. Por esta razón, se requiere que cada una siga una serie de etapas que tienen como finalidad alcanzar este importante objetivo, entre las que se encuentran: determinar cómo es la empresa en su interior, analizar sus debilidades y fortalezas, establecer la mejor estrategia de cómo se aplicará este proceso de transformación digital en pymes y, posteriormente, explicarles a los trabajadores en qué consisten los cambios y la forma en que afectará su desarrollo.

Actualmente las organizaciones tienen la necesidad de transformarse a través del tiempo, esto con la finalidad de sobrevivir en un ámbito tan competitivo. Es así que, la transformación digital cumple un rol vital para que las organizaciones tengan la capacidad de desarrollarse.

Los procesos de transformación digital representan un factor esencial para que las organizaciones tengan la capacidad de adaptarse a las distintas circunstancias. Debido a la gran cantidad de información y detalles, este proceso puede parecer complicado de llevar a cabo. Es por esto que se requiere cierta ayuda para completarlos satisfactoriamente, conocer sus pasos y generar la mayor cantidad de beneficio para la organización y los posibles clientes.

De esta manera, y gracias al cumplimiento de los pasos requeridos, se podrá garantizar un proceso de diseño, implantación y revisión adecuados. Asegurando que los resultados obtenidos sean los planificados, gracias al conocimiento interno de la empresa.

A continuación, nos encargaremos de explicar los principales pasos para ejecutar una transformación digital exitosa. Además, ofreceremos algunos consejos para solucionar situaciones importantes, alguno de estos es la firma digital, factor de suma importancia para los procesos de movilidad.

1.- Establece qué es digital para tu organización

Cada organización tiene la capacidad de beneficiarse de la transformación digital, en mayor o menor medida, sin embargo, es importante resaltar que cada empresa debe realizarla tomando en cuenta sus circunstancias o situaciones particulares. Es por esto que, el primer punto que debes estudiar es el significado de digital para tu compañía.

Alguno de los diversos factores que deben tenerse en cuenta es el sector al cual pertenece la organización, el tipo de estrategia empleado por la competencia, madurez del sector, aspectos más resaltantes de su cadena de valor y la magnitud de sus actividades.

Es así que, este proceso de estudio asociado con los obstáculos y desafíos permite obtener detalles de los mismos y ofrecerle respuestas a cada uno. Desde este punto, el proyecto contará con una mayor cantidad de información y detalles, asegurando que los cambios aplicados sean más efectivos. Es muy importante que las soluciones sean diseñadas a medida, evitando en la medida de lo posible el establecimiento de medidas generales, las cuales podrían dejar pasar problemas más específicos.

2.- Determinar cómo llevar a cabo la digitalización

A partir del momento en que hayas definido la situación general de tu empresa, los desafíos más representativos y los principales sectores en que se debe implementar la transformación digital, el siguiente paso es generar las tácticas, estrategias y acciones de manera más detalladas, con la finalidad de alcanzar los objetivos establecidos.

Este tipo de acciones pueden ser de un rango muy variado y dependerán en gran magnitud del sector comercial al que pertenezca cada organización. Un claro ejemplo de esto es el rediseño de los bienes o servicios ofrecidos mediante la conexión a la red de los mismos, como ocurre con el Internet de las Cosas, tecnología muy utilizada actualmente.

La construcción de un ambiente digital desde donde se inicie el crecimiento y desarrollo de la empresa es un factor vital para generar una correcta expansión, sostenida en el tiempo, y así, aumentar el nivel de competitividad en el sector. Con la finalidad de crear este entorno es necesario utilizar tecnologías del tipo cloud computing.

Gracias a la transformación digital en las pymes, la información se ha convertido en materia prima básica para la evolución y optimización de las operaciones de toda organización, haciendo que las decisiones empresariales, al basarse en datos, gocen de mayor acierto.

transformación digital empresa

3.- Encontrar ayuda en partners

Todo el proceso de transformación digital en pymes requiere del apoyo de distintos expertos que dominen la materia, asegurando una correcta implementación de la misma. De esta forma, la ayuda por parte de partners es esencial para cumplir con las metas planteadas en los puntos iniciales.

Es importante mencionar que los recursos de una determinada organización no son ilimitados, por esta razón, la alianza con partners ofrece la oportunidad de acceder a distintas estrategias y tácticas, sumamente efectivas y que permitirán solucionar los retos definidos.

Cada uno de los posibles partners cumple una función distinta en el desarrollo del proceso, todas ellas de mucha importancia para alcanzar el éxito. Una de estas funciones es el ofrecimiento de servicios consultivos, apoyando al proceso de integrar la tecnología digital, de esta forma, es posible acelerar las actividades de transformación, estos pueden llegar a ser imprescindibles en el logro de este tipo de objetivos.

Otro aspecto que resalta la importancia de estos aliados es que permiten obtener experiencia a través de las suyas, brindan la posibilidad de aprender de sus errores y aplicar las acciones que generaron casos de éxito, optimizando la transformación digital en las pymes.

4.- Diseñar un proceso de entrenamiento para los empleados

Luego de culminada la integración de la tecnología, cada uno de los trabajadores que se relacionarán con ella deben ser entrenados para que logren adaptarse a las nuevas metodologías de trabajo. Todas estas metodologías serás más satisfactorias para ambas partes (clientes y trabajadores). Hay que tener en cuenta que será necesario cumplir con un lapso de transición, en el cual los empleados se adaptarán a la nueva cultura organizacional.

Con el objetivo de concluir esta fase con el mayor de los éxitos, es necesario programar reuniones con aquellas personas relacionadas al proyecto, y así, poder explicarles todo el plan y la visión que la organización posee, con la finalidad de que entiendan los cambios que se avecinan y así, conozcan todas las operaciones que se realizarán en la empresa.

Luego de culminada esta fase inicial, es posible requerir un entrenamiento más específico en aquellas herramientas que serán integradas, en este será necesario explicar cómo funciona la misma y las ventajas que aporta al trabajo diario.

Aquellas empresas donde existe un alto nivel de transparencia, el rendimiento es mayor, debido a que los empleados se sienten parte de la misma, generando que los mismos se involucren de manera más activa en las tareas diarias que acompañan al proceso de digitalización.

Firma digital, movilidad y transformación digital de las pymes

Dentro de todos los procesos y herramientas implicados en la transformación digital, aquellos relacionados con la gestión documental ocupan un lugar de cierta importancia. Es aquí donde la firma digital, por las ventajas que trae consigo – como su factor de movilidad – representa una de las soluciones más importantes y versátiles para la implantación de la transformación digital en las pymes.

Es importante destacar que, este tipo de firmas se encuentra totalmente amparado por la ley, específicamente la Ley 126-02 sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales. Viafirma cumple con todos los requisitos establecidos en dicha ley, asegurando que los documentos que hayan sido firmados de manera electrónica sean legales y admisibles en cualquier tribunal.

Ya conocemos que la firma digital es legal y segura, es necesario indicar que uno de sus principales beneficios es que sirve de gran apoyo para un proceso que aumenta en gran medida la competitividad de cualquier empresa, esta es: la movilidad.

Con la finalidad de ofrecerle una mayor importancia a la movilidad, Viafirma acuñó su lema firma universal. Una de sus mayores ventajas es que puede ser utilizada mediante cualquier dispositivo, sin importar el sistema operativo ni la ubicación geográfica de la persona en cuestión.

De esta forma, la organización no se encuentra obligada a utilizar una determinada computadora o dispositivo, además, no es necesario generar gastos debido a la adquisición de nuevos equipos que cumplan con las necesidades de la herramienta adquirida.

Actualmente las empresas deben cumplir con los mayores niveles de movilidad posible, esto ocasiona que la firma digitalizada se convierta en una herramienta imprescindible para las organizaciones. Podemos destacar que, genera un ahorro de costos considerable, debido a que se elimina el uso de papel, aumentando el nivel de organización, logrando conservar los archivos de manera más segura y apoyando a la protección del medioambiente.

Otro aspecto es que, la firma digital permite llevar con el usuario en su dispositivo (smartphone, computador portátil o tablet) los documentos requeridos para concretar un acuerdo y firmarlo al instante, eliminando la necesidad de trasladarse a la oficina ni programar otra reunión para realizar las firmas necesarias.

En conclusión, la transformación digital en las pymes es un factor que todas las organizaciones deberán cumplir para lograr conservar una posición competitiva en el mercado actual y futuro, no obstante, es necesario que se realice de una manera planificada, definiendo de manera detallada los objetivos, determinando los problemas, retos y desafíos que deben solucionarse.

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