Cómo ayuda la firma digital a cada departamento de la empresa

Las empresas son instituciones que pueden llegar a ser muy complejas en cuanto a organización, lo que puede crear dificultades y cuellos de botella en su funcionamiento interno. Uno de los recursos más útiles y versátiles para eliminar estos frenos es la firma digital. ¿Cómo podemos aplicarla a cada departamento?

Transformar digitalmente una empresa ha pasado a ser casi una obligación para aquellas que quieran crecer y diferenciarse en un ambiente de lo más competitivo. De hecho, un estudio de la consultora Xertica sobre transformación digital en Latinoamérica refleja que el 90.4% de los encuestados creen imprescindible la transformación digital para la competitividad.

Entre todas las tecnologías y herramientas que contribuyen a la digitalización, los métodos de firma digital y autenticación electrónica dan forma a un conjunto de soluciones que benefician tanto a empleados como a clientes.

Debemos entender la transformación digital como un proceso transversal que se integre en cada uno de los procedimientos y departamentos de los que consta una empresa. Esto nos hace querer adentrarnos en la aplicación y beneficios que trae la firma digital a cada uno de estos departamentos de una empresa.

Firma digital y gerencia

Si hay algo de lo que carecen los altos directivos y CEO de las empresas, es de tiempo. Las constantes reuniones, viajes de trabajo, eventos y la multitud de responsabilidades que les abruman hacen casi imposible que tengan espacio libre en su apretada agenda para realizar tareas rutinarias como puede ser la firma de documentos.

A esto debemos añadirle que, como consecuencia de toda la responsabilidad con la que cargan, no son pocos los documentos en los que deben poner su rúbrica.

La firma digital ha llegado en su ayuda ofreciendo la posibilidad de delegar los procesos de firma a una persona de confianza, por supuesto, aplicando las restricciones que se estimen oportunas. Adicionalmente, para firmar grandes cantidades de documentos está la posibilidad de habilitar la firma en lote, que permite hacerlo en pocos segundos.

Firma digital en contabilidad y finanzas

El control económico de una entidad, con toda la trascendencia que ello implica, pasa por este departamento, en el que se ven implicados documentos como presupuestos, previsiones de gastos, facturas, balances, etc.

A la hora de hablar de movimientos monetarios, también suelen ser necesarias varias aprobaciones dentro de la misma empresa y entre departamentos. Debemos agilizar estos trámites, puesto que es conveniente mantener la contabilidad lo más actualizada posible, gracias a lo que se incrementará la capacidad de respuesta de la empresa.

Firma digital en ventas

Digitalizar el departamento comercial es clave en un entorno cada vez más cibernético, donde la mayoría de los clientes se encuentran en entornos digitales, especialmente de movilidad, aunque no debemos olvidarnos del potencial que siguen teniendo los eventos presenciales, como las ferias.

En el departamento comercial se trabaja a diario con pedidos, órdenes de compra, facturas, recibos, notas de crédito o de débito, propuestas… por mencionar los documentos más frecuentemente usados.

Además, alcanzar un acuerdo de ventas suele ser un proceso que requiere de múltiples etapas, con la intervención de varios cargos de responsabilidad y con un trabajo de gestión documental considerable. Documentos que hay que rellenar, escanear, imprimir y, por supuesto, firmar.

Debemos apuntar que los retrasos en las gestiones de ventas pueden derivar en la pérdida de oportunidades comerciales, por lo que hay que cerrarlas lo antes posible, incluso dentro de las mismas ferias, si es posible.

Firma digital en cada departamento de la empresa

Firma digital en recursos humanos

El estudio El futuro de Recursos Humanos 2019. Entre la acción y la inercia, realizado por KPMG, revela que el 74% de los participantes en Latinoamérica reconoce la necesidad de transformar la fuerza laboral. Además, el 35% de los gestores de recursos humanos afirman tener implantado un plan de transformación digital.

La gestión del personal de una empresa conlleva una importante cantidad de documentación. Lo primero que suele venir a la mente son los contratos laborales -muchos de tan poca duración y tan frecuentes que resulta poco eficiente tener que realizarlos la firma presencial- pero hay mucho más. Estamos hablando de nóminas, consentimientos, modificaciones, renuncias, despidos… por sólo hablar de los más habituales.

Estos trámites son aún más engorrosos cuando se trata de empresas de un tamaño considerable, en las que el organigrama es más complejo y los procedimientos requieren de la intervención de varios responsables, lo cual puede ralentizarlos en gran medida. Este exceso de intermediarios también es habitual en empresas multinacionales o en franquicias.

Firma digital y distribución

Dentro de las empresas que tienen su propio departamento de distribución, la firma digital les aporta beneficios desde el punto de vista de la agilidad de los procesos, legal y de la imagen de marca, consecuencia este último de la filosofía paperless que lleva implícita.

Por ejemplo, a la hora de realizar un envío, gracias a la firma digital se acaba con la obligación de firmar cualquier contrato o modificación de servicios siempre que no se haya materializado la recepción de la mercancía.

Además, el principio de movilidad inherente a la firma digital cobra aquí mucho sentido, puesto que estamos hablando de un departamento cuyos trabajadores se están desplazando continuamente.

En estos casos tienen mucha relevancia aspectos relacionados con la firma digital, como la posibilidad de incluir sitio (geolocalización) y momento exacto (timestamping) de la firma, así como aquellos de tipo biométrico, consiguiendo así numerosas ventajas desde el punto de vista de la legalidad.

¿Qué aportan las soluciones de Viafirma a cada departamento?

Desde Viafirma ofrecemos productos que aportan las mencionadas ventajas de la firma digital a la actividad de cualquier empresa o negocio.

Podemos comenzar hablando del respaldo legal que aporta la firma digital, en la que incluimos la digitalizada o biométrica, que identifica inequívocamente al firmante y permite encontrar cualquier alteración de un documento realizada después de que se haya firmado el mismo. La firma digital puede admitirse como prueba completamente válida en un juzgado ante cualquier litigio.

Dentro de nuestro abanico de soluciones de firma, empezaremos con Viafirma Documents, con el que se puede firmar electrónicamente desde el mismo dispositivo, independientemente de la marca, modelo o sistema operativo, tal y como establece nuestro principio de neutralidad tecnológica. Además, Viafirma Documents permite geolocalizar la firma, un aspecto muy importante para el departamento de distribución, como comentamos anteriormente.

En el caso de los directivos hemos hablado de la delegación de firma como medio de aceleración de esta. Esta delegación de firma es una de las funciones más demandas en todas nuestras soluciones. , Como en nuestro portafirmas (Viafirma Inbox) que establece 3 tipos de permisos:

  1. Revisión: la persona delegada tiene acceso a las tareas pendientes del responsable, ordenarlas, comentarlas, etc.
  2. Visto bueno: el delegado también puede dar el visto bueno a las tareas.
  3. Firma: el usuario delegado tiene permiso para firmar electrónicamente.

Por último haremos mención de Viafirma Fortress, que permite almacenar certificados en la nube, lo que le aporta muchos beneficios a los responsables de distribuir mercancías y a todos aquellos que se desplacen frecuentemente. Por añadido, el hecho de que estén almacenados en una nube ultrasegura, elimina la posibilidad de perder el certificado al eliminarlo del dispositivo o que éste deje de funcionar.

Con este breve repaso a los principales procedimientos de una empresa hemos podido concienciarnos de todo el valor que les proporciona la firma digital, convirtiéndose en una herramienta de gran potencial a la hora de mejorar sus prestaciones y su funcionamiento interno, repercutiendo todo en una mayor satisfacción por parte de directivos, trabajadores y clientes.

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