5 aspectos en los que la innovación en los procesos de firma y autenticación ayudan a hacer crecer tu negocio

Como se ha comentado en artículos anteriores, la transformación digital tiene como principal objetivo mejorar los distintos procesos y procedimientos que se llevan a cabo dentro de una organización. Mediante el cumplimiento de las fases que componen la transformación digital, específicamente el proceso de digitalización, es posible optimizar las actividades de una empresa. A continuación, te explicaremos 5 casos en los que dicha transformación mejoraría el rendimiento de tu organización.

Para que un negocio alcance su digitalización, Cada uno de estos aspectos tiene la capacidad de optimizar los tiempos y mejorar la seguridad en general.

La seguridad es un factor que las compañías de hoy en día deben tomarlo muy en cuenta para garantizar su adecuada operatividad. Este elemento se encuentra cubierto por aquellas soluciones relacionadas con la autenticación, firmas electrónicas y delegación de firmas; lo cual garantiza poseer el mayor nivel de control sobre las distintas operaciones ejecutadas en la organización.

Otra situación en la que estos factores cumplen un rol importante se relaciona con aquellas compañías que manejan una cantidad de documentos considerables, estos elementos pueden mejorar el consumo de recursos –materiales y humanos-, de forma que, la administración de la organización sea más eficiente.

Es importante destacar que las soluciones de Viafirma cumplen con los distintos requisitos exigidos por la Ley vigente en el país, de manera que, los datos sean recolectados de forma adecuada y se garantice su adecuado manejo y almacenamiento.

A partir de aquí explicaremos algunas situaciones en que dichos procesos pueden optimizar los procedimientos de tu organización.

Mejora de los procesos internos de la organización

Con la finalidad de mejorar los procesos de trabajo internos, es posible utilizar nuestra bandeja de firma electrónica, la cual apoya la estandarización de los distintos procedimientos que se ejecutan en una empresa.

Gracias a una estructuración estándar, los procesos pueden ser controlados de una manera más adecuada, garantizando la seguridad y objetividad de cada actividad, todo esto con la finalidad de que las actividades sean más auditables y así, aumentar la confianza en general hacia la empresa.

Optimización de la seguridad organizativa

Hoy en día, y gracias a la transformación digital, los procesos de autenticación manuales se consideran lentos, inseguros e ineficientes, razón por la cual, las compañías optan por migrar a sistemas electrónicos, mejorando la seguridad, productividad y eficiencia de la empresa.

Un elemento muy utilizado –gracias a sus costos y niveles de confiabilidad- es la seguridad mediante factores biométricos, el cual representa un componente muy confiable al momento de sustituir a las antiguas contraseñas, estas pueden ser olvidadas o, en el peor de los casos, sustraídas.

Firma y autenticación para hacer crecer tu negocio

Incremento en el nivel de asistencia

Normalmente, la asistencia de los empleados se controla haciendo uso de contraseñas o tarjetas de identificación, estos elementos tienen la capacidad de ser facilitados, y así, iniciar situaciones no convenientes para la organización.

Por esta razón, es necesario que los procesos de autenticación sean más confiables, de forma que, la auditoría relacionada con la asistencia sea más positiva, generando que la productividad de la organización sea mayor. Y, en su defecto, gracias a los resultados de asistencia –más confiables- obtenidos, será posible tomar las decisiones más acertadas.

Optimización en el consumo de recursos

Según la Cámara de la Industria de Pulpa, Papel y Cartón de la ANDI, para el año 2018 en Colombia se consumieron 1.650.537 toneladas de papel, de las cuales, un alto porcentaje se utilizó en la imprenta y escritura. Es necesario considerar que de este porcentaje, existe una parte que se utiliza de mala manera, es decir, no cumple ninguna finalidad productiva.

Además, en el 2018, según el Informe Sectorial CESCE 2018 Papel y artes gráficas, Latinoamérica consume el 7% del papel que se genera a nivel mundial, América del Norte el 18%, Europa el 22% y Asia el 46%.

También es importante destacar que los costos de compra de papel son elevados y generan un factor negativo para la organización, el cual se relaciona con la necesidad de espacio físico para almacenar las grandes cantidades que se generan, así como la necesidad de mantener las condiciones necesarias para su correcto resguardo.

El uso de factores de autenticación digitales, permite que la gran cantidad de este papel no sea utilizado, razón por la cual, se optimiza el uso del espacio y se reducen los costos operativos de la compañía.

Facilita la movilidad

Aquellas empresas que se dedican al comercio tienen la necesidad de realizar operaciones en cualquier ubicación geográfica, esto debido a que deben cerrar contratos de la manera más adecuada y óptima posible, disminuyendo los traslados y reuniones innecesarias.

Es aquí donde la firma electrónica cumple un rol esencial, por ejemplo, nuestra aplicación para la firma digital de documentos ofrece la oportunidad de poder firmar un acuerdo al momento, permitiendo asegurar la fidelidad de un cliente. Esto representa una ventaja sumamente importante al momento de medir la productividad de una organización.

Un caso de uso muy claro se relaciona con aquellas organizaciones que manejen un papeleo considerable, tales como compañías de seguro, distribuidoras, entre otras. Permitiéndoles concretar acuerdos en cualquier lugar.

Concluyendo, es posible mencionar que las ventajas explicadas son solo algunas de las que brinda la firma electrónica, su delegación y la innovación en procesos de autenticación. La evolución del comercio y de la tecnología, han ocasionado que las actividades relacionadas con la productividad avancen de manera significativa hacia su optimización, de forma que, cada compañía pueda establecerse de manera más adecuada en un mercado tan competitivo.

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