Acabamos de estrenar este 2020, un año lleno de nuevos retos y exigencias profesionales que nos van a obligar a dar lo mejor de nosotros mismos para alcanzar resultados exitosos. Por ello, toda ayuda que nos haga ser más eficientes en nuestro trabajo la agradeceremos profundamente.
Dentro de todas las soluciones y herramientas que nos pueden echar una mano, la firma digital se posiciona como una de las más útiles y versátiles. En este artículo vamos a entrar a analizar 7 de los usos más relevantes de la firma digital para los próximos 12 meses.
Cierre de acuerdos comerciales
La formalización de muchos contratos de venta se demora frecuentemente. Debemos tener en cuenta que estos acuerdos tienen que ser rubricados por personas de alta responsabilidad dentro de las empresas, directivos que, por lo general, suelen tener sus agendas llenas y que les resulta muy difícil hacer encontrar tiempo para algo a priori tan simple como firmar un documento.
Gracias a la firma digital estas personas pueden certificar un acuerdo bajo cualquier circunstancia, aunque se encuentren de viaje de negocios en cualquier lugar del mundo, en su propio hogar o dentro de un taxi, por poner algunos ejemplos.
Con esta capa de movilidad que aporta la firma digital nos garantizamos no perder grandes oportunidades comerciales o retrasarnos en la consecución de los beneficios propios de estas.
Otra faceta a destacar es la capacidad que ofrecen algunas soluciones de firma, como Viafirma Inbox, de firmar una gran cantidad de documentos de una vez, en lo que conocemos como firma en lote. Y es que estos acuerdos suelen traer consigo la tramitación de mucho papeleo.
Factura electrónica
La emisión de facturas electrónicas es una clara tendencia en Latinoamérica. No hay más que leer el Estudio sobre Facturación Electrónica de Billentis. Según éste, se trata de la región que mayor crecimiento experimente en este sentido. Concretamente, se especifica que la subida será de un 8% en negocios B2C, mientras que para los B2B y B2G alcanzará el 13%.
Desde el punto de vista legislativo, los países están realizando un esfuerzo por fomentar la implantación de la factura electrónica. Por ejemplo, en Colombia está en vigor el Decreto 2242 de 2015, que plasma las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica. Este decreto, entre otras indicaciones, expresa la obligación de las empresas de facturar electrónicamente.
La factura electrónica supone una poderosa arma contra el fraude fiscal. Además, con ella se incrementa la confianza de inversores y empresas, tanto nacionales como extranjeras, lo que repercute en un impulso de la economía del país.
También reseñar que este tipo de facturas contribuye a la transformación digital de los departamentos de administración, acelerando los trámites propios de los mismos.
Relaciones con la Administración
Empresas y particulares, con más o menos frecuencia, se ven obligados a realizar un amplio abanico de trámites ante la Administración. Esto hace que en muchas ocasiones tengamos que emplear varias horas en acudir a una oficina pública para formalizar una acción que se podría realizar en pocos minutos.
La firma digital nos da la oportunidad de cumplir con estas obligaciones burocráticas desde nuestro ordenador o dispositivo móvil, pudiendo invertir nuestro tiempo en acciones más valiosas y productivas.
Mayor efectividad en ferias
Las ferias comerciales y eventos similares son una excelente oportunidad para encontrar clientes y partners de interés, y es que, aunque vivamos en una sociedad cada vez más digitalizada, no debemos dejar a un lado la confianza que inspira el contacto humano y el trato de tú a tú.
Con la firma digital podemos completar un acuerdo comercial durante la celebración de la propia feria, cuando el contacto está aún “en caliente”, reduciendo la probabilidad de que éste se eche atrás más adelante.
Además, el llevar la documentación completamente digitalizada en un dispositivo, como puede ser una tablet, añade una mayor comodidad para los participantes y les proporciona la seguridad de que esta no termine extraviándose por cualquier accidente. Tampoco debemos descartar el ahorro en materiales e impresión.
Por último, añadir que con esta comentada digitalización se transmite una imagen de empresa moderna y actual, algo esencial si trabajamos para una compañía de base tecnológica, y también emitimos la sensación de que estamos comprometidos con el medio ambiente gracias a la filosofía paperless.
Delegación de tareas
Como hemos comentado, a las personas que tienen un cargo de responsabilidad dentro de una empresa les faltan horas a lo largo del día para poder cumplir con todas sus tareas. Para mitigar esta dificultad existe la delegación de firma, mediante la que se puede otorgar permisos a una persona de confianza para que firme los documentos en su nombre.
La firma delegada se puede configurar de tal forma que sólo se pueda aplicar en una franja de tiempo determinada o sólo en ciertas aplicaciones, por ejemplo.
Gestión de personal
Los departamentos de recursos humanos también gozarán de los beneficios de la firma digital este 2020. Y es que estamos hablando de una de las secciones de la empresa con una mayor carga documental (contratos, nóminas, renuncias, nuevos ingresos de personal, despidos, etc.).
Según un estudio de la consultora IDC, entre 2018 y 2022 crecerá la inversión en software para la gestión de recursos humanos. Entre los países latinoamericanos, este crecimiento será más apreciable en Argentina (22%), Brasil (22%), Colombia (20%) y Chile (13%).
La firma digital aporta rapidez, respaldo legal y eficacia a las operaciones propias de la gestión de personal en una empresa, sea esta del tamaño que sea.
Consentimiento informado
Cuando nos referimos a temas relacionados con la medicina y la salud, estamos tratando con información muy delicada y con una alta carga de privacidad.
Además, en muchas ocasiones nos encontramos con intervenciones importantes que requerirán legalmente del visto bueno del paciente. La firma digital puede suponer un gran avance para la agilización de este trámite burocrático.
Con la firma digital se puede firmar un consentimiento informado en diferido y de forma remota, pudiendo así el paciente llevarse dicho consentimiento a casa para leerlo tranquilamente, sin las prisas propias de los centros de salud, y firmarlo cuando se sienta preparado.
Esta firma puede realizarse, tanto por parte del paciente como del personal sanitario, de forma electrónica o biométrica.
Estos son sólo algunos de los ejemplos más comunes de aplicación de la firma digital, aunque estamos seguros de que por tu parte puedes aportar muchos más en función de tu experiencia.
Desde Viafirma seguimos trabajando para que nuestras soluciones de firma y autenticación puedan satisfacer todas tus exigencias, aportando nuestro granito de arena en tu éxito profesional.
