Aunque tiene sus orígenes por los años 30 del siglo pasado, la tecnología OCR (Optical Character Recognition o Reconocimiento Óptico de Caracteres) sigue más vigente que nunca, y es que sus prestaciones se ajustan a la perfección a la transformación digital. Su ámbito de aplicación es muy extenso, pudiendo combinarse con otras soluciones, como es la firma digital.
Descubrimos a qué se debe su vigencia, explicamos de una forma sencilla su funcionamiento, puntualizamos sobre sus aplicaciones más importantes para las empresas dominicanas y, por último, tratamos de su implicación con los procesos de firma digital.
¿Cuál es el funcionamiento de la tecnología OCR?
Los softwares que aplican esta tecnología OCR analizan las imágenes píxel a píxel, descomponiendo el documento en líneas de texto, palabras y caracteres, buscando patrones y formas semejantes a los caracteres de los que tiene conocimiento el propio programa. Estos constan de diversos diccionarios, que actúan como una especie de base de datos de grafías con las que poder comparar los elementos capturados.
Gracias a los dispositivos que emplean la tecnología OCR, con sólo pasar por un sistema lector (como una cámara) un documento, dispondremos de éste completamente digitalizado, respetando la misma estructura que el documento físico original y en una versión 100% editable.
Principales aplicaciones de OCR en las empresas
Conociendo los aspectos más básicos de su manera de trabajar, ya podemos hacernos una idea de la gran cantidad de aplicaciones que tendrá la tecnología OCR para muchos tipos de situaciones y entornos, tanto desde el punto de vista profesional, como del personal.
Desde una perspectiva empresarial, supone una alternativa valiosa a la hora de despapelizar el negocio. Con la implementación de acciones paperless como esta, reduciremos al mínimo la inversión derivada de la compra de papel y de su almacenamiento, unos factores nada desdeñables.
Pero son más las ventajas de la reducción del papel en la empresa, y es que no debemos despreciar la imagen moderna y amigable con el medio ambiente que transmitimos a clientes actuales y potenciales, así como a posibles socios y organismos públicos.
Obviamente, la gestión documental y administrativa también se verán altamente beneficiadas con OCR. El hecho de disponer de todos los documentos digitalizados, hace mucho más sencilla su clasificación.
Gracias a un mayor orden, se emplearán menos tiempo y recursos a la hora de buscar cierto documento, por muy antiguo que éste sea. Esta búsqueda podrá ponerse en marcha fundamentándose en diversos criterios, como pueden ser ciertas palabras clave o fechas.
Tampoco debemos pasar por alto cómo los algoritmos que rigen OCR son aplicables a la creación de metadatos a partir de textos, siendo estos metadatos de suma importancia a la hora de realizar búsquedas y de indexar contenidos.
Otro punto a tener en cuenta es que, como ya hemos mencionado, OCR convierte los documentos a un formato que hace que estos se puedan editar. De esta manera podemos realizar las modificaciones que estimemos oportunas sin tener que preocuparnos de que existan versiones obsoletas que pueden utilizarse por error.
Esta conversión a un archivo editable tiene también su aplicación sobre documentos que en su origen ya se encuentran en formato digital, como es el caso de las imágenes en PDF.
El uso de OCR reducirá el tiempo dedicado por parte de los trabajadores a ciertas tareas rutinarias, como rellenar formularios o ingresar cheques bancarios, automatizando los procesos y, además, dificultando que se cometan errores humanos en la introducción de información.
En lo que a seguridad se refiere, también supone un refuerzo de la misma, protegiendo más sólidamente documentos que contengan información especialmente sensible mediante fuertes medidas de ciberseguridad. Una diferencia más que notable con la inseguridad que suponía tener estos datos guardados en un archivador dentro de una sala, donde podían ser sustraídos, perdidos o destruidos por un incidente fortuito o malintencionado.
OCR más allá del mundo corporativo
Abstrayéndonos del universo puramente empresarial y de los negocios, la tecnología OCR también tiene su aplicación en la ayuda a personas con discapacidad visual, siendo esta una de sus aplicaciones primigenias. De hecho, gracias a OCR se facilita la transcripción de textos al lenguaje Braille o también se pueden convertir en archivos de audio.
Desde el punto de vista de la autoridad, OCR también es de uso cada vez más común para identificar matrículas de vehículos, o para la lectura automática de información en aeropuertos o controles fronterizos, aplicándose, por ejemplo, sobre los pasaportes, reduciendo los tiempos de espera.
Su desarrollo e implementación también ha tenido una buena acogida en el mundo de la cultura, y es que mediante OCR se han podido digitalizar más fácilmente libros y documentos antiquísimos y de gran valor histórico, permitiendo así su estudio sin correr el riesgo de dañar los originales. Para los profesionales de la música, también les aporta mucho poder digitalizar partituras, llevándolas así siempre con ellos en sus dispositivos electrónicos.
OCR y firma digital con Viafirma
En nuestro constante empeño en dotar a nuestros usuarios de soluciones de firma y autenticación lo más completas posibles, de forma que optimicen sus procedimientos al máximo, en Viafirma implementamos la tecnología OCR para nuestras herramientas.
Con ella podremos escanear textos plasmados en papel, ya sean impresos o manuscritos, y rellenar de manera automática los formularios que previamente hemos redactado y preparado para su firma digital con nuestra solución.
Otra opción que se nos plantea es que el sistema digitalice documentos completos y crear a partir de ahí su versión digital, que podremos modificar a nuestro gusto, para su firma (como pueden ser contratos, facturas, etc.).
OCR supone todo un avance en diversos procedimientos empresariales, además de otras aplicaciones en muchos ámbitos, llegando a ser un elemento clave en la transformación digital de entidades y ciudadanos. En Viafirma lo sabemos y por ello incorporamos sus prestaciones en nuestra suite de soluciones de firma digital.
