Qué es la firma centralizada y cómo ayuda a tu negocio

En algunos momentos puede que necesitemos firmar digitalmente con nuestro certificado un documento y en ese momento no tengamos a mano el dispositivo en el que lo tenemos instalado. Para eliminar esta barrera aparece la firma centralizada o en la nube, a la que podremos recurrir siempre que contemos con las herramientas adecuadas.

La firma centralizada aprovecha la tecnología cloud computing para desarrollar un método de autenticación seguro y ágil del que se puede sacar un gran provecho por parte de personas individuales y empresas. En este artículo os hablaremos de sus fundamentos y de todos los beneficios que trae consigo.

¿Qué es la firma centralizada?

La firma centralizada es aquella firma digital con certificado que aprovecha las tecnologías en la nube para aportar más beneficios a sus usuarios. Con la firma centralizada estos certificados se gestionan en un servidor HSM (Hardware Security Module o Módulo de Seguridad Hardware) que genera, guarda y protege las claves criptográficas.

Una de las principales características que presenta la firma centralizada es la seguridad, ya que para poder acceder a nuestro certificado almacenado en la nube se requiere de una autenticación robusta o de doble factor. Esta exige la identificación mediante, al menos, dos pasos. Estas vías de identificación pueden ser:

  • Algo que sepa el usuario, como un password.
  • Algo que tenga el usuario, como una tarjeta de claves, token SMS o token OTP.
  • Algo que sea el usuario, entrando aquí todo lo relacionado con factores biométricos (biometría de firma, huella dactilar, voz, iris, etc.).

Con Viafirma emplear la firma centralizada es tan sencillo como autenticarse de manera robusta en nuestra solución, sin tener que instalar ningún certificado en el dispositivo, ya sea computadora, celular o tablet, puesto que éste está alojado en el servidor seguro de tipo HSM.

La nube como fundamento de la firma centralizada

Las tecnologías en la nube o cloud y los servicios que pueden prestar a las empresas son una pieza clave para la transformación digital de estas. Esto queda demostrado observando la relevancia que están adquiriendo el Latinoamérica hoy en día.

Según Frost & Sullivan y sus predicciones para 2023, cloud computing generará 7.4 mil millones de dólares en América Latina, mostrando un crecimiento del 32% cada año desde 2019.

Podemos diferenciar los tipos de servicios cloud que prestan las empresas en 3 grandes grupos:

  1. Software como Servicio o Software as a Service (SaaS): las aplicaciones que se ofrecen se encuentran en un servidor externo, accediéndose a ellas vía web.
  2. Infraestructura como Servicio o Infrastructure as a Service (IaaS): aquí se ofrece al usuario recursos como servidores, hardware de almacenamiento, suministro de red y máquinas virtuales. El usuario paga esta infraestructura a modo de “alquiler” en función de lo que contrate.
  3. Plataforma como Servicio o Platform as a Service (PaaS): aquí se oferta un servicio completo en la nube para crear soluciones informáticas, como gestión de bases de datos, herramientas de desarrollo, Business Intelligence, etc.

De estas tres modalidades de servicios en la nube en la región latinoamericana, de acuerdo con los resultados de Research and Markets, las soluciones Saas y, concretamente, los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), que facilitan la gestión interna de los procesos empresariales, tienen gran protagonismo, alcanzando su mercado los 2.73 mil millones de dólares.

Dentro de los países de Latinoamérica, Brasil, México, Colombia, Chile y Argentina lideran la adopción de cloud computing, según manifiesta José Antonio Barragán, director de ventas para el norte de Latinoamérica en Oracle.

Firma centralizada y negocios

¿Por qué es necesaria la firma centralizada?

Tener a disposición una herramienta de firma centralizada trae consigo numerosas ventajas para empresas y particulares:

  1. Agiliza el trabajo
  2. Aumenta la seguridad
  3. Elimina el papel
  4. Se adapta al gobierno electrónico

Proporciona agilidad a los procesos internos

Hay empresas en las que contar con una estructura muy amplia y jerarquizada puede hacer que se ralenticen en gran medida sus procedimientos de trabajo.

Usando la firma en la nube es muy sencillo rubricar documentos en cualquier punto geográfico y momento, desde cualquier dispositivo y bajo cualquier sistema operativo, cumpliendo así con nuestro principio de firma universal.

Además, en los escenarios donde las legislaciones nacionales lo permiten, herramientas como las de Viafirma permiten delegar la firma a terceras personas, de manera que los altos directivos se liberan de una tarea rutinaria para la que suelen carecer de tiempo.

Firma más segura

Como hemos mencionado, la firma centralizada trae consigo un añadido de seguridad al contar con los métodos de autenticación robusta y estar alojada en servidores criptográficos seguros del tipo HSM. Con estas medidas reducimos enormemente la probabilidad de sufrir una suplantación de identidad.

Además de todo esto, podemos aplicarle condiciones a la anteriormente descrita delegación de firma. De esta manera podemos restringir el acceso a determinados sitios web o solamente permitir la firma en ciertas aplicaciones o en unos horarios concretos.

Despapeliza tu negocio

Contar con un exceso de documentación en papel puede conllevar pérdidas, confusiones administrativas, retrasos o el riesgo de que desaparezcan en un accidente.

Por estos motivos cada vez las empresas van optando más por poner en práctica medidas de despapelización de sus oficinas, dando así un importante paso en su transformación digital.

En esta sección también debemos añadir que optando por acciones paperless las empresas reafirman su compromiso con la sostenibilidad del planeta, proyectando así una imagen de entidad responsable, a la vez que innovadora y moderna de cara a la sociedad.

Mejora los trámites con la administración pública

Los gobiernos cada vez ponen al servicio de ciudadanos y empresas más métodos y herramientas para la gestión de las diferentes operaciones vía online. Con ello no tendremos que perder horas acudiendo a oficinas o podemos llevarlas a cabo incluso si nos encontramos en otro país.

En una gran parte de estos trámites se exige la identificación mediante firma digital para poder cumplimentarlos con éxito, por lo que tener a mano una solución de firma centralizada se convierte en casi una obligación para personas que tratan frecuentemente con la Administración Pública.

La firma centralizada es un recurso de enorme valor que puede repercutir muy positivamente en varios aspectos y departamentos de la empresa, que debe plantearse en profundidad contar con ella para sus tareas rutinarias.

Si finalmente se toma la decisión de implementarla en su día a día, en Viafirma ofrecemos una solución que permite gestionar de una forma sencilla, segura y ajustada al marco legal de cada país los certificados de firma digital en la nube.

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