El uso de la firma digital para la digitalización de las empresas

La coyuntura actual ha puesto de manifiesto que la transformación digital es una necesidad más que un privilegio. Ya conocemos la implicación que tiene la firma digital en ello, ¿cuáles son sus usos más comunes para las empresas de la República Dominicana?

En estos días se ha hecho más evidente que nunca la necesidad por parte de las empresas de aplicar medidas en lo que a su digitalización se refiere. El requerimiento de contar con una infraestructura tecnológica para el desarrollo de servicios de toda clase es uno de los pilares sobre los que debe sustentarse una empresa en tiempos convulsos.

Dentro de estos recursos nos encontramos con la firma digital, pudiendo ser adoptada en la gran mayoría de empresas, incluidas las gubernamentales. De aquí en adelante hablaremos tanto de su necesidad, como de su utilidad en el ámbito empresarial dominicano.

Transformación digital empresarial

La necesidad de la transformación digital por parte de las empresas es más que evidente. Para darnos cuenta de ello sólo tenemos que atender a las declaraciones vertidas en eventos especializados de algunos responsables empresariales del tejido dominicano y global.

Por ejemplo, dentro del sector retail, Iván Mejía, Vicepresidente de Logística del Grupo Ramos, manifestó que bajo la situación actual tuvieron que “ser rápidos, ágiles y flexibles […]”, consiguiéndolo gracias a los avances tecnológicos.

Por su parte, Gilberto Abreu, IT Portfolio Services Manager de Nestlé, apostilla que para poder actuar con más rapidez “es clave poder eliminar el papel y construir una tecnología de confianza”. También añadió la importancia de mejorar los procesos de pago electrónico.

Jacqueline Reynoso, Directora TI de la Distribuidora Corripio resaltó lo fundamental que es desarrollar el talento digital en las organizaciones.

Pese a esta concienciación respecto a la necesidad de incluir soluciones tecnológicas para optimizar resultados, su grado de implementación puede mejorar mucho aún, tal y como se demuestra en el estudio de Microsoft Moviéndose en la Nube y hacia la Inteligencia Artificial, que analiza el vínculo de las MiPyMEs de República Dominicana con estas tecnologías.

De este informe se extraen datos de interés como que el 70% de las MiPyMEs sabe que la Inteligencia Artificial revolucionará el sector productivo en el corto plazo, pero solamente el 14% invierte en ella. También concluye que el 57% utiliza tecnologías en la nube gracias a sus múltiples beneficios, sin embargo, un 20% lo hace tímidamente como consecuencia del desconocimiento de todo su potencial.

Digitalización de la Administración Pública

En esta iniciativa digital no sólo están embarcadas las empresas privadas, sino que el gobierno dominicano también participa muy activamente en la misma, tanto en su digitalización interna como en el apoyo al tejido empresarial dominicano para su transformación digital.

Muestra de ello son los múltiples servicios online que se ofrecen a través de sus portales web y diferentes aplicaciones, como son:

  • Pago de impuestos en la Dirección General de Impuestos Internos
  • Pago de las multas de tránsito
  • Pago de la Tesorería General de la República
  • Renovación de licencias
  • Solicitud de pasaportes
  • Pago de la Tesorería General de la República
  • Contrataciones públicas
  • Creación de empresas
  • Etc.

Todo esto podemos encontrarlo en el proyecto República Digital, que busca la reducción de la brecha digital en todos los ámbitos de la sociedad dominicana.

Firma digital para la digitalización de las empresas

¿Cómo se usa la firma digital dentro de la digitalización empresarial?

Dentro de todas las opciones de las que disponen las empresas para su digitalización, es la firma digital una de las más versátiles y de las que ofrece una mayor amplitud de ventajas a todos los niveles organizativos.

Una de las principales cualidades que demuestra la firma digital dentro de la actividad diaria de una organización es que esta es aplicable a cualquier tarea dentro de la misma. Es extraño encontrar un departamento dentro del organigrama de una empresa que no pueda optimizar sus servicios y prestaciones gracias a la incursión de la firma digital en sus rutinas.

Podemos tomar como muestra algunas de las áreas que suelen ser comunes. A nivel de producción, operarios y responsables deberán firmar continuamente reportes de fabricación, verificaciones de calidad, actas de no conformidades, albaranes de entrega en almacén y un sinfín de documentos relacionados.

Departamentos como el administrativo, el financiero, el de recursos humanos o el comercial ni que decir tiene que viven entre una ingente cantidad de documentos de diversa índole y gran importancia para el correcto funcionamiento de la maquinaria empresarial.

Desde una perspectiva de la gerencia y la dirección, la firma de los altos cargos se hará necesaria para el cierre de gestiones de importancia vital para la empresa. Sin embargo, su escasa disponibilidad para cumplimentar la firma convierte a la firma digital en una herramienta de gran valor.

Realizando una visión más especializada por sectores, son mayoría los que se benefician de la implementación de la firma digital, lo que nos habla positivamente de su alto nivel de adaptación a las diferentes circunstancias empresariales.

Desde empresas del sector productivo, hasta las que son exclusivamente de servicios, todas obtendrán ganancias en lo que a eficiencia y agilidad se refiere. Inmobiliarias, farmacéuticas, de telecomunicaciones o de la última milla conforman sólo una pequeña muestra de la versatilidad de la que hace gala la firma digital.

Además, también nos gustaría resaltar el valor que ha adquirido recientemente la firma digital como recurso agilizador para los procesos de justicia en República Dominicana, ampliando así su grado de aplicación en despachos de abogados y en negocios que suelen estar con frecuencia relacionados con trámites de este tipo, como en inmobiliario y el financiero.

Para poder aprovechar al máximo todo lo que aporta la firma digital a una empresa que se pretenda digitalizar necesitaremos una serie de soluciones que permitan, además de la realización de la propia firma, una perfeccionada gestión de todos los procesos implicados en ella.

Herramientas que, añadidamente a la monitorización de la firma, le aporten agilidad y seguridad a todo el proceso, facilitándolo con independencia de la tecnología a emplear, del dispositivo y de aspectos geográficos y horarios.

En Viafirma contamos con una serie de aplicaciones diseñadas para aportar a las empresas y particulares todas estas posibilidades (y muchas más) dentro de la firma digital de documentos. Por ello, si te has decidido por incorporar la firma digital al día a día de tu negocio, te animamos a contactar con nosotros para que puedas comprobar de primera mano todo lo que podemos ofrecer.

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