Como se mencionó anteriormente, las empresas distribuidoras han sufrido un aumento exponencial de sus transacciones, esto teniendo en cuenta que el lapso de tiempo ha sido relativamente corto.
Todo ha sido generado por aspectos tales como: masificación de las ventas en línea, consolidación de e-shops como Amazon o eBay. Además, muchas tiendas físicas han incursionado en esta modalidad de ventas como segundo frente; factores que han generado un cambio importante en las necesidades de los clientes.
De esta forma, se puede entender que los procesos de transformación digital tienen la capacidad de apoyar en las distintas etapas del proceso de distribución, generando actividades más eficientes y que puedan cubrir el alto nivel de operaciones que se registran diariamente en las empresas distribuidoras.
El mundo de la logística se caracteriza por operar con ciertos factores esenciales, el primero de estos son las grandes cantidades de papel y numerosos procedimientos, en los cuales existen muchos responsables.
La necesidad de la firma digital en distribución
Es así que resulta totalmente necesario hacer uso de herramientas que ofrezcan optimizar dichos procedimientos, mediante actividades de digitalización y organización de documentos.
Para esto resulta muy útil las soluciones de firma digital, que brindan una ventaja sumamente importante para aquellas empresas encargadas de la distribución, la misma les permite generar considerables ahorros de tiempo, a la vez que incrementa el nivel de flexibilidad de la organización.
Es necesario destacar que la firma digital o biométrica representa un factor completamente legal ante cualquier tribunal, cumpliendo con todas las normas que exigen las leyes al respecto, como la Ley 126-02 sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales de República Dominicana, la cual es la encargada de regir todo lo relacionado con la firma digital en el país.
Ventajas de usar la firma electrónica en el sector de la distribución
Teniendo en cuenta el carácter legal de este tipo de firmas, su practicidad y versatilidad, las mismas presentan una gran cantidad de ventajas, en esta ocasión te explicaremos 5 ventajas destinadas al sector de las empresas distribuidoras.
Optimización de los tiempos
En el ámbito de las empresas distribuidoras, se suelen contar con muchos procedimientos y personas involucradas, lo cual tiende a generar retrasos, debido a la espera por la autorización de los diferentes niveles.
Una de las ventajas de las firmas digitales es que permite agilizar este tipo de actividades y responsabilidades, aumentando la eficiencia de la organización e incrementando la producción de la misma.
Incremento en la agilidad de la organización
Este punto es muy importante cuando las partes interesadas en firmar un contrato se encuentran distantes, gracias a soluciones como Viafirma Fortress –firma centralizada en la nube-, los usuarios no tienen la necesidad de encontrarse en el mismo sitio físico para poder firmar. Además, como el certificado se encuentra alojado en la nube, el usuario no debe preocuparse por el dispositivo en que lo guardo inicialmente.
Su principal característica –alojamiento en la nube-, lo convierte en una herramienta sumamente útil para aquellas personas o empleados de un determinado departamento que deben movilizarse constantemente. Otro aspecto resaltante es que el mismo se almacena bajo altos estándares de seguridad.
Disminución de costos
Este factor se fomenta gracias a que se reduce de manera drástica el uso del papel, lo cual genera ahorros en actividades de resguardo, manejo, costos de adquisición de equipos de almacenamiento, equipos de impresión y fotocopiado, entre otros.
Un elemento muy importante es que la misma puede integrarse de manera sencilla con soluciones corporativas, lo que genera un ahorro aún mayor, gracias a que no se necesitaran sistemas para la integración, revisión de funcionamiento, entre otros.
Aumento en el nivel de seguridad de la organización
El proceso de organizar documentos en físico puede resultar muy tedioso, esto podría traer como consecuencia que se generen extravíos o destrucciones, por diversas causas. Por lo cual, mediante el uso de la firma digital y su alojamiento en la nube, es posible evitar por completo este tipo de incidentes o accidentes, los cuales pueden resultar graves –desde el punto de vista económico, logístico y de credibilidad- para una empresa distribuidora.
Existen factores específicos que tienen como objetivo elevar aún más la seguridad de la firma, entre estos se pueden mencionar los siguientes: geolocalización, información biométrica, sellado o estampado de tiempo, entre otras. Cada uno de estos aspectos se garantiza mediante la codificación y encriptación de su contenido, asegurando el cumplimiento de las normativas y reglas vigentes asociadas con la materia.
Mayor satisfacción de los clientes y socios
Gracias a poseer procedimientos más eficientes, los clientes y socios podrán ser atendidos de una manera más óptima, lo cual genera un ambiente agradable, aumentando el nivel de confort de los mismos.
Esto puede lograrse gracias a los distintos ahorros registrados, debido a que los fondos no utilizados podrían destinarse a mejorar de manera considerable la experiencia del usuario en relación con la empresa, disminuyendo aspectos que los mismos consideran no agradables, como tener que visitar a la compañía cada vez que se requiere realizar una consulta, tener la obligación de asistir a una reunión para firmar un contrato, entre otras.
A manera de resumen, los procesos de firma digital generan una gran cantidad de ventajas al sector, razón por la cual, tomar esta importante decisión es esencial para continuar con el desarrollo de las empresas distribuidoras, incrementando la satisfacción de los clientes y socios, aumentando la seguridad de las actividades y mejorando la imagen general de la organización.
Viafirma, consciente de la importancia que posee la firma digital, ha desarrollado soluciones sumamente sencillas de manejar, las cuales tienen la capacidad de ser adaptadas en distintos ámbitos. Además, existe una gran cantidad de información que puede ser consultada para que la transición en la oficina sea más natural.
