Cómo puede beneficiar la delegación de firma digital de documentos

Firmar documentos forma parte del día a día de una empresa, un procedimiento que en muchas ocasiones, aunque necesario, resulta un lastre para aquellos cuyo tiempo es escaso. Para solucionar esta problemática surge la delegación de firma. ¿Por qué hacer uso de ella? ¿Qué puede aportar a los negocios? ¿Cómo se realiza?

Delegar es esencial en cualquier actividad empresarial y una de los factores clave a la hora de trabajar en equipo, sobre todo en compañías de cierto tamaño o que cuenten con una estructura organizacional compleja.

Esta delegación de tareas, por supuesto, también alcanza a los procedimientos de firma y autenticación, proporcionando numerosas ventajas desde el punto de vista de la gestión y la productividad.

De aquí en adelante entraremos en profundidad en los principales aspectos de la delegación de firma, como son los motivos que mueven a su implementación, sus ventajas más destacadas y cómo llevarla a cabo mediante las soluciones que ofrece Viafirma.

¿Por qué es necesaria la delegación de firma?

Delegar la firma digital de documentos trae consigo una serie de ventajas que veremos más adelante y que influyen de una manera muy clara y positiva sobre las cifras de productividad de las empresas e instituciones que la incorporan a su actividad habitual.

Un incremento de la productividad que siempre es beneficioso y que, en el caso de algunos países, es muy necesario para el relanzamiento de su economía.

Por ejemplo, en Colombia este incremento de la productividad es una necesidad imperiosa. Esto último queda reflejado en un informe de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico, la OCDE.

En su estudio sobre la Revisión de la Política de Transformación Productiva en Colombia, la OCDE manifiesta que el país produce US$38.000 por empleado, siendo el promedio de los estados miembros de esta entidad cercano a los US$100.000 por empleado.

Entre las causas de estas pobres cifras, una de las principales es la alta carga regulatoria de los procesos. Para los relacionados con la Administración se especifica que hay que emplear, de media, unas 7 horas. Además, se afirma que en Colombia únicamente se pueden realizar digitalmente un 35% de estos procesos.

La OCDE también realiza una visión a un nivel más elevado, comentando que la productividad de las 5 economías más importantes de América Latina han caído un 1.6% respecto al período anterior.

Si ahora nos detenemos a analizar la situación de la República Dominicana, deberemos prestar atención al Índice Nacional de Productividad (INP), elaborado por el Consejo Nacional de Competitividad y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). 

Según el INP, la productividad de la fuerza laboral dominicana ha crecido un 4.32% en el periodo 2000-2017. Aquí también se identifican los sectores más productivos, que son la industria y los servicios, y los menos productivos, que son el agropecuario, el comercio y la enseñanza.

Delegación de firma digital de documentos

Ventajas de la delegación de firma de documentos

Dentro de los múltiples beneficios que ofrece delegar la firma documental, podemos comenzar hablando de la utilidad de la misma para los CEO y cargos de responsabilidad de una corporación.

Depositar la responsabilidad de la firma a una persona de confianza, liberará en gran medida la agenda de los directivos. De esta manera, podrán emplear más tiempo en tareas más provechosas que pasar horas a la semana rubricando documentos de todo tipo.

También debemos considerar el aporte de movilidad que supone la delegación de firma. Y es que la persona encargada de ejecutar esta firma delegada puede hacerlo con total independencia geográfica y horaria, ya se encuentre en la oficina, en su hogar o de viaje de negocios.

Tampoco debemos menospreciar el papel motivador de este tipo de soluciones, lo cual se justifica con el hecho de que delegar la firma supone un espaldarazo en la persona sobre la que se deposita la confianza para su cumplimiento, suponiendo un aumento de su autoestima y su confianza a la hora de abordar sus obligaciones.

La firma delegada es aconsejable que esté muy presente en entornos empresariales con un alto grado de jerarquización, donde la supervisión documental es constante y debe hacerse cuidadosamente, lo que requerirá de grandes cantidades de tiempo.

¿Cómo delegar la firma de documentos?

Para llevar a la práctica la delegación de la firma digital se pueden emplear soluciones software como la que ofrece Viafirma con su portafirmas digital. Éste permite gestionar dicha delegación de firma mediante diferentes filtros y en un período de tiempo determinado.

Este proceso puede realizarse de manera automática, o bien, puede exigir la firma de un documento por las partes interesadas para la certificación de este acto.

Los permisos que establece nuestro portafirmas electrónico se clasifican en 3 niveles, que son:

  • Revisión: el usuario delegado puede ver las tareas pendientes establecidas por el delegante, ordenarlas, escribir comentarios, entre otras posibilidades.
  • Visto bueno: además de lo anterior, el usuario también puede dar vistos buenos a las tareas.
  • Firma: además de lo anterior, el usuario cuenta con los permisos de utilizar la firma electrónica delegada.

También destacar que nuestro portafirmas digital ofrece muchas más posibilidades, además de la propia delegación de firma, siendo las principales:

  • Definición de flujos de firma, sea cual sea su complejidad
  • Permite la integración con gestores documentales empresariales
  • Puede trabajar conjuntamente con nuestra solución de firma centralizada, incrementando sus prestaciones
  • Recoge los metadatos de todo el proceso, aportando así pruebas ante posibles litigios
  • Incorpora la opción de añadir un estampado cronológico o de tiempoa la firma, de manera que se verifique el momento exacto en el que se ha materializado la firma digital

Sin duda alguna, según hemos podido comprobar con la lectura de este artículo, la delegación de firma digital de documentos puede suponer un aliciente muy a tener en cuenta a la hora de plantear opciones para la mejora de los entornos productivos latinoamericanos.

Para ayudar a compañías e instituciones en este impulso, en Viafirma desarrollamos herramientas que facilitan la implementación medidas delegatorias de una forma completamente segura y eficaz, permitiendo siempre a la persona responsable de la firma el control total de esta.

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