Paso a paso: cómo hacer una firma digital con Viafirma

Firmar digitalmente es una acción fácil de ejecutar si se cuenta con las herramientas apropiadas. Para evitarnos complicaciones técnicas que, probablemente, no sepamos solventar y nos hagan perder un valioso tiempo, en Viafirma contamos con una completa suite que se adapta a tus necesidades de firma. Os traemos sus aspectos más destacados y las pautas necesarias para su uso.

Cumplimentar un proceso de firma digital puede llevar a la confusión a personas que no lo hayan realizado con anterioridad o que no sean muy diestros en competencias digitales y nuevas tecnologías.

Por este y otros motivos, en Viafirma hemos desarrollado una serie de soluciones que tienen como fin poner al alcance de todos una firma digital sencilla a la vez que eficaz, segura y legal. ¿Cómo se lleva a cabo? Sólo tenemos que seguir las indicaciones que os mostramos a continuación.

¿Qué tipo de firma digital vamos a realizar?

Una de las primeras decisiones que tendremos que tomar será el tipo de firma digital que plasmaremos en el documento. Aquí será necesario atender a la legislación vigente de cada nación para poder ajustarnos a la misma, y es que la situación latinoamericana es diferente a la europea, en la que el Reglamento eIDAS regula la firma digital en todos los países miembro.

Definiciones legales de la firma digital en Colombia

En el caso de la nación colombiana, la firma digital viene regulada por la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1747 de 2000, estableciendo la primera de estas 2 tipos:

  • Firma digital: “un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje”. Esta debe ser unívoca, verificable, únicamente controlable por el firmante y podrá invalidarse ante cualquier cambio que sufra.
  • Firma electrónica: medio técnico de confianza que identifica a una persona ante un sistema de información.

De ambos tipos, es la firma digital la que contiene una mayor carga probatoria ante un posible litigio. Mientras tanto, la firma electrónica necesitará aportar más evidencias peritadas además de la propia firma.

Definiciones legales de la firma digital en República Dominicana

En el caso de República Dominicana, ha habido cambios recientes en cuanto a las leyes referentes a la firma digital. Nos referimos a la entrada en vigor de la Resolución 071-19, la nueva regulación para servicios de certificación digital y confianza, que pretende alinearse con el ya mencionado eIDAS europeo.

Esta define la firma electrónica como los datos en formato electrónico agregados a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con aquellos que utiliza el firmante para firmar. Y distingue los siguientes tipos:

  • Firma electrónica avanzada: esta debe:
    • Estar vinculada al firmante de manera única;
    • Permitir la identificación del firmante;
    • Haber sido creada utilizando datos de creación de firma electrónica que el firmante puede utilizar con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo; y
    • Estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior sea detectable.
  • Firma electrónica cualificada: firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica.
Cómo hacer una firma digital con Viafirma

Etapas para hacer la firma digital con Viafirma

1.- Prepara los documentos

Las soluciones de firma digital de Viafirma permiten la redacción y preparación de la documentación a firmar en diferentes formatos, como pdf, docx u odt.

En la elaboración de estos documentos podremos añadir recursos como:

  • Formularios inteligentes: muy prácticos para evitar la introducción de datos erróneos mediante la definición de ciertas reglas referentes al formato de la información a cumplimentar.
  • Cláusulas de obligada lectura: muy útil para asegurarnos de que el firmante ha tenido constancia de los aspectos más importantes del documento y los ha aceptado. Muy práctica, por ejemplo, para la adecuación a las leyes de protección de datos de cada país.
  • Plantillas a medida para su reutilización. Suelen aplicarse en casos de documentos que deben firmarse con cierta periodicidad, como nóminas, por ejemplo.
  • Definir flujos de firma en el caso de que deban firmar varios implicados.

2.- Envía la solicitud

Una vez que se encuentre el documento preparado para su firma, habrá que proceder a enviar las solicitudes de firma a los interesados. Esta solicitud puede notificarse mediante varias vías, como correo electrónico o SMS.

A la hora de preparar el envío de la solicitud, podemos configurarla para exigir al firmante que se aporten pruebas como firma biométrica, huella, imagen, o genéricas (a medida). También podemos configurar la solicitud de firma para que el responsable de esta se identifique mediante un código que se enviará a su móvil vía mensaje de texto.

3.- Firma en un click

El proceso de firma es también sencillo. Puede realizarse de manera presencial (por ejemplo en tablets o smartphone con cliente y vendedor físicamente presentes) o de manera completamente remota (tanto en dispositivos móviles como en computadores o laptops).

4.- Una opción interesante para las empresas: la bandeja de firma electrónica

Cuando se requiere un flujo complejo de firmas, en Viafirma disponemos de herramientas tan útiles como nuestra bandeja de firma electrónica. Gracias a ella podremos gestionar ágilmente documentos que requieren ser firmados o aprobados por distintas personas, en un orden concreto, secuencialmente, en paralelo o de manera combinada..

Con nuestra solución podrás firmar varios documentos de una sola vez, con el consecuente ahorro de tiempo. Otra opción interesante es la de la delegación de firma a otros usuarios (en los países donde la legislación lo permite)pudiendo establecer para esta diferentes criterios y restricciones.

Otras alternativas de interés son la de incluir un sello de tiempo que confirme oficialmente la hora a la que se ha ejecutado la firma y la integración con gestores documentales que utilicen las empresas.

La bandeja de firmas de Viafirma, al igual que su solución de firma digital en un click, permite diseñar flujos de firma y crear entornos con diseño personalizado.

En el caso de la firma con certificado, disponemos de un gestor de identidades y certificados digitales en la nube para poder hacer uso de estos de forma centralizada y segura, independientemente de la ubicación o el dispositivo que empleemos.

4.- Gestiona la firma

Viafirma permite la monitorización, seguimiento y auditoría de todo el proceso de firma, de manera que podamos conocer en qué punto se encuentra, así como todos los detalles técnicos, registros y pruebas referentes a dicha firma.

Merece la pena destacar la posibilidad de gestionar aprobaciones para el documento. Esto es muy útil en el caso de que se requiera una revisión final por parte de una persona responsable.

Las soluciones de Viafirma ofrecen a ciudadanos, empresas y organismos públicos una completa variedad de alternativas para agilizar los procesos de firma y autenticación bajo diferentes entornos. Todo ello contando con denominadores comunes como la seguridad y el estricto ajuste a la legalidad del país en el que se realice la firma digital

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